Yêu cầu của giao tiếp văn bản trong kinh doanh Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Việc soạn thảo các văn bản viết trong kinh doanh cần đảm bảo những yêu cầu như mục tiêu rõ ràng, có tính thuyết phục, ngắn gọn và hướng tới việc thỏa mãn nhu cầu của người đọc. Cụ thể như sau:

1. Mục tiêu rõ ràng 

Mỗi văn bản đều hướng tới một vấn đề nhất định và các thông tin liên quan vấn đề đó, được thể hiện theo một cách thức nhất định tùy thuộc mục tiêu soạn thảo văn bản. Bởi vậy khi chuẩn bị một văn bản kinh doanh cần xác định rõ mục tiêu để chọn cách thức và thông tin phù hợp nhất.

2. Có tính thuyết phục 

Mỗi văn bản trong kinh doanh đều hướng đến cung cấp thông tin và điều chỉnh hành vi của một đối tượng cụ thể, vì vậy chúng phải có tính thuyết phục giúp người nhận thông tin có thể đồng ý, tin tưởng, chấp nhận những điều thể hiện trong văn bản đó.

3. Ngắn gọn và súc tích 

Các thông điệp và ý tưởng trong văn bản cần trình bày một cách ngắn gọn nhưng súc tích, dễ hiểu, có trọng tâm; tránh viết dài dòng, lan man khiến người đọc dễ hiểu nhầm.

4. Hướng tới người đọc

Để đảm bảo tính thuyết phục và dễ hiểu các văn bản viết cần nhìn nhận và diễn đạt phù hợp với cách suy nghĩ và nhận thức của người đọc. nếu văn bản bản này chỉ thể hiện riêng theo định kiến của người viết dẫn đến áp đặt , khó thuyết phục; cũng như khó điều chỉnh hành vi người đọc .