Tại sao nên áp dụng nguyên tắc 5s trong văn phòng Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Quy tắc 5S trong văn phòng được người Nhật thường xuyên áp dụng vì hiệu quả của nó mang lại là rất lớn. Áp dụng được quy tắc 5s trong cuộc sống, bạn sẽ học được cách tăng năng suất làm việc, tăng sự hợp tác và sự đồng thuận của các mối quan hệ trong môi trường làm việc.

1. Nguyên tắc 5S là gì?

Quy tắc 5s có nguồn gốc từ Nhật Bản và được dựa trên những kinh nghiệm và quy chuẩn rút ra từ việc quản lý chất lượng trong công việc. Quy tắc 5s trong văn phòng được tổng hợp bằng 5 từ được bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật bao gồm:

Mục tiêu khi thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?

Các công ty áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc với mục tiêu: Giúp mọi người ở nơi làm việc có tinh thần cải tiến liên tục, hình thành tinh thần đồng đội giữa mọi người với nhau, nhà quản lý được nâng cao vai trò lãnh đạo, công ty có cơ sở để áp dụng thực hiện các chương trình nhằm nâng cao chất lượng và cải tiến năng suất làm việc.

2, Vai trò nguyên tắc 5s trong văn phòng

Những lợi ích mà 5S đem lại có thể kể đến như: Tạo môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ; nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm khi thực hiện và tạo thói quen duy trì 5S khi làm việc của nhân viên; tránh tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên rèn luyện tính trung thực, nề nếp khi làm việc, công ty và văn phòng có hình ảnh tốt đẹp hơn.

3. Cách thức sử dụng nguyên tắc 5S tại nơi làm việc

Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại

Điều đầu tiên cũng là điều quan trọng nhất đó là vệ sinh khu vực làm việc của mình sau đó phân loại những dụng cụ đồ dùng theo mục đích sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc. Để chắc chắn hơn bạn cũng có thể liệt kê ra giấy sau đó rồi mới phân loại. Có một nguyên tắc nhỏ đó là đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến. 

Sắp xếp (Seiton): Mô hình 5s trong văn phòng là bố trí lại các khu vực

Sau khi phân loại hay sàng lọc thì đến giai đoạn này mọi thứ cần phải được sắp xếp vào đúng chỗ của nó. Về dựa trên tần suất sử dụng các bạn sẽ đưa ra được những phương án về vị trí sắp xếp làm sao cho hợp lý nhất. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những thứ chúng ta ít sử dụng thì có thể để ở một vị trí xa hơn. 

Có một ý tưởng rất hay nữa đó là hãy phân loại chúng bằng màu sắc. Cũng giống như khu vực ăn uống, nghỉ ngơi hay nơi làm việc và lối đi lại đều được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ trở nên hoàn hảo hơn. 

Sạch sẽ (Seiso): 5s cho văn phòng giữ vệ sinh và kiểm tra 

Hãy lên kế hoạch cho mình việc kiểm tra thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ cũng là một điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc chính vì thế một khu vực sạch sẽ để làm việc sẽ làm cho bạn có tinh thần làm việc cao hơn. Như vậy hãy cố gắng duy trì được sự sạch sẽ này nhé.

Săn sóc (Seiketsu): Là duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Đối với việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được mục tiêu đúng đắn là làm chúng trở nên trực quan hơn dễ nhận và viết đối với nhân viên. Cụ thể hơn đó là thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho những vị trí được quy định. Hình thành những chỉ số cũng như cách nhận biết để vượt qua những mục tiêu. Thiết lập những phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định những vị trí….

Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành chúng

Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên văn phòng thường không tuân thủ theo các quy định. Để có thể làm được chữ S cuối cùng này. Mọi người cần phải củng cố những thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày. Hãy bắt tay vào tiến hành việc đào tạo và tự đào tạo những quy trình làm việc cho nhân viên để có một môi trường văn phòng làm việc tốt nhất.

Những yếu tố giúp cho nguyên tắc 5s trong văn phòng đạt hiệu quả tối ưu nhất 

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ

Đây có thể nói là điều kiện kiên quyết cho sự thành công của một doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc 5S. Mọi nhân viên luôn mong muốn sự ủng hộ và hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo của mình. Và cũng chính điều đó, cũng khiến các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp nhận được sự tín nhiệm và tin tưởng tuyệt đối của mọi nhân viên.

Bắt đầu bằng đào tạo

Với mọi nhân viên mới hoặc các nhân viên cũ, đều nên được đào tạo để nhận thức được ý nghĩa của nguyên tắc 5S trong văn phòng, cung cấp cho họ những kiến thức và phương pháp thực hiện là khởi nguồn của sự thành công.

Mọi người cùng tự nguyện tham gia

Bí quyết thành công khi thực hiện nguyên tắc 5S là tạo ra một môi trường đoàn kết, đồng lòng. Doanh nghiệp nên khuyến khích mọi người cùng tham gia và phát triển.

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Thực hiện nguyên tắc 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.