Phân tích thông tin về đối tượng giao tiếp công vụ Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Giao tiếp phải tập trung về phía cử toạ chứ không phải vào mình. Cho nên phải biết phân tích cử toạ.

Bước thứ nhất để động viên cử toạ là phân tích họ: (1) họ là ai và (2) họ đã biết gì và cảm thấy gì?

1. Họ là ai?

Cử toạ bao gồm cử toạ chủ yếu và cử toạ thứ yếu. Cử toạ chủ yếu tức là người nhận thức. Cử toạ thứ yếu (còn gọi là cử toạ giấu mặt) tức là người được thông báo (như nhận bản sao) hoặc người có quyền chấp nhận những điều bạn nói hay viết. Ngoài hai loại cử toạ trên, cần lưu tâm đến những người chủ chốt là những thành viên thế lực trong cử toạ.

Cần phân tích cử toạ chủ yếu, cử toạ thứ yếu và những người chủ chốt đó. Càng hiểu biết nhiều về họ thì cơ hội thuyết phục họ càng tốt hơn.

Trong nhiều tình huống, khi phải giao tiếp với những người với những người mà bạn không biết rõ cá nhân họ thì có thể phân tích họ với tư cách một nhóm, bao hàm đặc điểm, qui tắc, truyền thống, trình độ, giá trị.

2. Họ đã biết gì và cảm thấy gì?

Hãy suy nghĩ xem cử toạ đã biết gì về vấn đề sẽ được trình bày để tránh nói hay viết những điều quá cao xa hoặc ở trình độ quá thấp, để có thể nói bằng ngôn ngữ của họ và cung cấp cấp cho họ đúng lượng chi tiết thích hợp.

Cũng cần hiểu rõ những gì mà cử toạ cảm nghĩ, như nhận thức của họ về bạn, thái độ của họ đối với những gì bạn phải nói cho họ biết (Họ có muốn nghe không, ủng hộ, chống đối hay dửng dưng… thông điệp của bạn có làm lợi hay đe doạ họ về phương diện nào đó không). Phải tiên đoán những phản ứng có thể có của cử toạ để có thể thiết kế thông điệp của bạn cho thích hợp.