Những đặc điểm của thư kinh doanh chuẩn Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Mặc dù thư kinh doanh thường chuyển tải những thông tin rõ ràng, nhưng không nên máy móc. Có ít nhất ba đặc điểm để xác nhận thư kinh doanh tốt là: nội dung rõ ràng, giọng điệu thiện cảm và quy cách chuẩn.

1. Nội dung rõ ràng 

Một lá thư rõ ràng thường được chia các ý thành các đoạn khác nhau, dẫn dắt người đọc qua các ý, truyền đạt nối tiếp liền mạch. Những lá thư dẽ hiểu thường được sử dụng ngôn ngữ của người nhận. Hãy giả định mình là người đọc, nên sửu dụng những ngôn từ phù hợp để bngười đọc có thể hiểu .

2.  Giọng điệu thiện cảm 

Những lá thư tốt không những nội dung rõ ràng mà còn có giọng điệu thiện cảm. Bằng cách phân tích người nhận, làm cho các thông điệp thích hợp với người đọc, chúng ta có thể tạo giọng điệu thiện cảm cho bức thư. Để tạo được thiện cảm cần tìm cách thể hiện góc nhìn của người đọc. Nói cách khác nên chú trọng và chỉ ra những lợi ích của người đọc .

3. Dạng chuẩn 

Một thư kinh doanh truyền tải không lời vẫn hơn là những gì được in ra. Ccha trình bày và định dạng của lá thư thể hiện sự cẩn thận cũng như kinh nghiệm của người viết .

Để lá thư tạo ấn tượng tốt, cần chọn ra các định hướng thích hợp, kiêu hình khối là một trong những kiểu hình phổ biến. Ở phần trình bày này, phần thời gian, địa chỉ người gửi được đặt ở phía trái trang giấy. Thư được trình bày  sao cho nội dung nằm ở chính giữa trang giấy và được bao quanh bởi đế trắng. Cuối cùng nên để lề phải tự do, cho máy tính tự điều chỉnh lề phải , các dòng kết thúc đều với nhau