Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả cần trang bị

Để hoàn thành tốt công việc được giao, bạn cần có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Cùng một khoảng thời gian nhất định với lượng công việc như nhau, người có kỹ năng quản lý, tổ chức và sắp xếp tốt các công việc sẽ thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Vậy những kỹ năng cần thiết để quản lý được công việc là gì? Hãy cùng You Can Now tìm hiểu ngay 6 kỹ năng dưới đây.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng cá nhân sử dụng để tổ chức, sắp xếp và thực hiện các công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quản lý công việc là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần trang bị để có được hiệu suất công việc tốt nhất.

Cùng một lượng công việc được giao, nếu không biết cách sắp xếp hợp lý, nhân viên khó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và có thời gian nghỉ ngơi. Ngược lại, người có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc hiệu quả để dành thời gian cho các công việc, hoạt động khác.

6 kỹ năng quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian

Dưới đây là 6 kỹ năng quản lý công việc mà bạn nên biết để có được phương pháp quản lý và sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất.

1. Kỹ năng lập kế hoạch

Với kỹ năng lập kế hoạch, bạn sẽ kiểm soát được khối lượng công việc và đảm bảo tiến độ hoàn thành một cách tốt nhất. Do đó, hãy dành ra lượng thời gian nhất định để lên kế hoạch cho những công việc sắp tới.

Bên cạnh đó, bạn hãy tự đưa ra mục tiêu của từng công việc. Mục tiêu chính là ‘kim chỉ nam”, giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đó còn là động lực giúp bạn làm việc nhiệt tình và tập trung hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên phân loại công việc. Việc ưu tiên xử lý nhanh chóng những nhiệm vụ quan trọng là rất cần thiết, theo sau là những việc ít quan trọng hơn. Qua đó, bạn sẽ không bị mất quá nhiều thời gian chỉ để giải quyết công việc kém quan trọng mà không mang lại nhiều hiệu quả.

Khi công việc được xử lý xong, bạn cần đánh giá lại mức độ hoàn thiện dựa trên tiêu chí của mục tiêu đã đặt ra trước đó. Việc làm này sẽ rất hữu ích khi bạn muốn biết kết quả đạt được hiệu quả hay không. Từ đó, bạn sẽ rút ra kinh nghiệm và những kỹ năng cần được trau dồi thêm để có thể hoàn thành tốt công việc khác sau này.

2. Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc

Mỗi ngày, mỗi người chỉ có 24 tiếng nhưng tại sao có người hoàn thành được hết công việc còn có những người luôn bị thiếu thời gian? Đó là sự khác biệt giữa những người có kế hoạch làm việc và biết đặt giới hạn thời gian (deadline) và những người không lên kế hoạch cụ thể.

Việc đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc sẽ tạo động lực thúc đẩy thực hiện công việc, tránh tình trạng lề mề, trì hoãn thời gian. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành đúng thời hạn được giao.

3. Kỹ năng nhắc nhở công việc

Việc phải thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian có thể khiến đôi lúc bạn bị quên đi nhiệm vụ quan trọng đang cần làm. Vì vậy, mặc dù đã có kế hoạch công việc cụ thể, bạn vẫn nên có hệ thống nhắc nhở.

Nếu là cấp quản lý, bạn có thể nhắc nhở các nhân viên về nhiệm vụ được giao. Nếu làm việc nhóm, bạn có thể nhắc nhở các đồng nghiệp cùng nhóm. Đối với công việc của bạn, bạn có thể tự tạo các loại giấy ghi chú, lời nhắc trên điện thoại hoặc sổ ghi chú, các ứng dụng ghi chú trên word hoặc excel,...

4. Kỹ năng chia nhỏ công việc

Thường khi làm việc tập thể, vấn đề phân chia công việc hợp lý là thử thách đối với người trưởng nhóm. Họ phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.

Để giải quyết được vấn đề này, bạn cần lập danh sách ghi cụ thể những công việc cần làm, sau đó phân việc đến mọi người theo từng năng lực. Bạn không nên ôm nhiều công việc vào người, điều này sẽ khiến bạn bị quá tải và không đảm bảo được tính công bằng khi làm việc nhóm.

Ngoài ra, lắng nghe các thành viên luôn là điều quan trọng bạn cần chú ý. Rất có khả năng ý tưởng đến từ từng cá nhân sẽ mang hỗ trợ cho bạn thêm những kiến thức và giải pháp mới hiệu quả hơn.

Dù bảng phân việc nhóm không hoàn toàn nhận được ý kiến đồng thuận từ cả nhóm, nhưng nó phải nhận được sự chấp nhận từ đại đa số thành viên trong nhóm.

5. Kỹ năng đánh giá công việc

Sau khi hoàn thành các công việc theo như kế hoạch, việc đánh giá tổng kết theo từng giai đoạn nhất định (năm, quý, tháng, tuần) là điều hết sức quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra những kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn hoàn thành công việc, góp phần làm tăng chất lượng công việc và hỗ trợ bạn đưa ra những nhận xét chính xác cho cá nhân và tập thể.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc

Công nghệ thông tin bao gồm nhiều phát minh hữu ích nhằm cải tiến công việc. Bạn có thể tìm hiểu các ứng dụng của công nghệ nhằm quản lý và thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng.

Các ứng dụng trên điện thoại thông minh, máy tính bảng về quản lý công việc sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc, tốn ít công sức hơn. Trong đó, sử dụng các phần mềm quản lý công việc được coi là giải pháp tối ưu để đạt hiệu quả tối đa trong công việc.

Như vậy, You Can Now đã chia sẻ đến bạn 6 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian tối ưu nhất. Mong rằng, với nội dung trên, bạn sẽ có được phương pháp quản lý và sắp xếp công việc tốt nhất cho riêng mình.