Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: Làm sao để chuyên nghiệp hơn? Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Giao tiếp qua điện thoại là một phần quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Tuy nhên, việc truyền tải thông điệp rõ ràng và tạo dấu ấn chuyên nghiệp qua điện thoại là một thách thức không nhỏ. Trong bài viết này, You Can Now sẽ chia sẻ những bí quyết giúp bạn giao tiếp qua điện thoại hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

1. Chuẩn Bị Trước Cuộc Gọi
•    Xác định mục tiêu:
o    Trước khi nhấc máy, hãy rõ ràng về mục đích của cuộc gọi. Bạn muốn truyền tải thông tin, xin ý kiến hay giải quyết vấn đề?
•    Chuẩn bị nội dung:
o    Ghi những điểm chính cần nói để đảm bảo cuộc gọi ngắn gọn, đối tượng nhận biết rõ thông điệp.
•    Kiểm tra thiết bị:
o    Đảm bảo điện thoại có đủ pin, đường truyền mạng ổn định (nếu dùng internet) và không gian giao tiếp yên tĩnh.

2. Cách Giao Tiếp Qua Điện Thoại Chuyên Nghiệp
Mở Đầu Cuộc Gọi
•    Giới thiệu rõ ràng:
o    "Xin chào, tôi là [Tên bạn] đến từ [Tên công ty/tổ chức]. Rất vui được gọi cho anh/chị hôm nay."
•    Kiểm tra thời gian:
o    "Anh/chị có thời gian trao đổi trong vài phút không?"
Trong Quá Trình Cuộc Gọi
•    Giọi bày rõ ràng, ngắn gọn:
o    Trình bày nội dung chính ngay từ đầu, sử dụng câu từ đơn giản và tránh lan man.
•    Lắng nghe tích cực:
o    Chú ý đến phản hồi của đối phương, ngắt lời khi cần thiết để đảm bảo đối thoại diễn ra suôn sẻ.
•    Ngôn ngữ tích cực:
o    Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực như "không biết," "không được." Thay vào đó, hãy nói: "Để tôi tìm hiểu thêm cho anh/chị."
Kết Thúc Cuộc Gọi
•    Tóm tắt nội dung:
o    "Hôm nay, chúng ta đã thống nhất về [nội dung trao đổi]. Anh/chị có thêm câu hỏi nào không?"
•    Lời cảm ơn:
o    "Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian. Hy vọng sẽ gặp lại anh/chị trong những lần tiếp theo."

3. Bí Quyết Giao Tiếp Qua Điện Thoại Hiệu Quả
•    Ngừ điệu tự nhiên:
o    Duy trì giọng nói đặt năng, địa nhệ và tự nhiên để đối phương cảm thấy thân thiện.
•    Tránh làm nhiều việc:
o    Khi giao tiếp qua điện thoại, hãy tập trung hoàn toàn vào cuộc gọi. Tiếng ồn hoặc mất tập trung sẽ để lại ấn tượng không tốt.
•    Rèn luyện thường xuyên:
o    Kỷ năng giao tiếp qua điện thoại sẽ cải thiện nếu bạn thường xuyên luyện tập và nhận phản hồi từ người khác.