Đánh giá và lựa chọn biện pháp giao tiếp công vụ Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Có năm kỹ thuật để động viên con người:
-    Thưởng - phạt;
-    Sử dụng nhu cầu thăng tiến của họ;
-    Sử dụng nhu cầu bình quân của họ;
-    Phân tích lợi hại;
-    Nhạy cảm với cá tính người khác.

1. Thưởng - phạt

Đe doạ là cần thiết nhưng hãy sử dụng lời đe doạ và trừng phạt một cách thận trọng, vì phương pháp này có nhiều hạn chế như tạo căng thẳng, khơi nguồn cho một phản ứng gay gắt hoặc ngấm ngầm, sẽ không có hiệu quả nếu không thực sự kiểm soát được. Thay vì đe doạ, hãy nên cân nhắc dùng thưởng để thay đổi thái người khác. Thưởng chỉ thành công nếu nó có ý nghĩa quan trọng đối với người được thưởng, nó thích đáng và chân thành, kịp thời không hào nhoáng.

Kỹ thuật khen thưởng hiệu quả là phân chia công tác ra thành nhiều phần nhỏ và khen thưởng những người đóng góp công ở giai đoạn khác nhau. Mục tiêu giao tiếp càng phức tạp, càng phải sử dụng kỹ thuật chia nhó nhiều hơn.

2. Sử dụng nhu cầu thăng tiến

Hệ thống nhu cầu tác động của con người gồm: nhu cầu sinh tồn và nhu cầu thăng tiến. Nhu cầu sinh tồn là nhu cầu có thể sử dụng để động viên, nhưng trong nhiều tình huống của hành chính không thể áp dụng được.

Nhu cầu thăng tiến là những nhu cầu nâng cao mức sống của chúng ta như sự quý mến, sự hoàn thành phận sự, sự tiến bộ… Nhu cầu thăng tiến là nhân tố động viên tích cực, có khả năng thuyết lớn. Trong nhiều tình huống, người ta có ý thức nhiệm vụ rất cao và hãnh diện về nhiệm vụ của mình, coi trọng quan hệ giữa các cá nhân. Người giao tiếp nên tận dụng khả năng này, ràng buộc thông diệp của mình với nhu cầu thăng tiến của cử toạ.

3. Sử dụng nhu cầu quân bình của con người

Phương pháp sử dụng nhu cầu thăng tiến còn có hiệu quả hơn nếu những ý tưởng làm nền tảng cho những nhu cầu đó được ghép với lý thuyết quân bình. Theo lý thuyết này thì:

- Mỗi người đều ưa trạng thái quân bình tâm lý (còn gọi là trạng thái kiên định, trạng thái cân bằng, trạng thái không bận lo âu).

- Khi người ta nghe thấy những ý tưởng mâu thuẫn với những điều người ta đã tin tưởng thì người ta mất trạng quân bình và cảm thấy lo âu.

- Khi cảm thấy lo âu, người ta cố gắng khôi phục cảm giác cân bằng đó.

Người ta dễ đồng ý với điểm thứ nhất - mọi người thích cảm thấy quân
bình và không vướng mắc lo âu; nhưng điểm thứ hai và thứ ba cần làm sáng tỏ.

Người ta mất cảm giác quân bình khi đối đầu với một thông tin mâu thuẫn với những người ta đang tin tưởng. Mặt khác, có những thông tin mới mâu thuẫn nhưng không đe doạ hệ thống tin tưởng và tự quan niệm thì cõ lẽ người ta không lo âu.

Người ta khôi phục hệ thống quân bình theo ba cách:
- Chống lại hay phủ nhận thông tin mới;
- Làm giảm giá trị của thông tin;
- Chấp nhận thông tin mới và thiết lập trạng thái quân bình mới.

Người giao tiếp nên sử dụng nhu cầu quân bình của con người như thế nào để khiến họ chấp nhận ý tưởng của mình. Có ba cách sau:
-  Làm cho vấn đề họ thấy khó khăn đã khiến họ mất quân bình trầm trọng
lên, rồi đưa ra một giải pháp giúp họ tìm lại quân bình;
 - Ràng buộc những thông tin có khả năng làm mất quân bình vào với nhu
cầu của họ;
-  Khuyến khích sự tham gia tích cực (sẽ làm thay đổi thái độ của họ trước), họ sẽ tự tìm sự quân bình bằng cách tự thuyết phục rằng họ đang tham gia một việc xứng đáng (thay đổi tư tưởng sau).

Tập trung vào những điểm đặc trưng chủ yếu mà cử toạ sẽ đồng ý trước khi trình bày hết tư tưởng của mình. Họ sẽ tìm biết những đặc trưng khác để làm cho nhận thức của họ được cân bằng.

4. Thực hiện sự phân tích lợi hại

Thực hiện sự phân tích lợi hại có nghĩa là áp dụng những tư tưởng kinh tế vào tâm lý, có thể sử dụng các biện pháp sau đây:
-  Phân tích cả hai mặt lợi - hại của ý tưởng mới;
-  Hãy phân tích lợi - hại với cử toạ;
-  Hãy xác định rõ những điểm lợi mà cử toạ sẽ giành được.

5. Nhạy cảm với cá tính của người khác

Ngoài phương pháp động viên con người nói chung, giao tiếp còn xem xét đến kỹ thuật thuyết phục có thể áp dụng cho từng cử toạ, nghĩa là phải nhạy cảm với cá tính của người khác.

Giao tiếp hữu hiệu một phần đặt cơ sở trên những gì tác động và thuyết phục từng người. Những cá nhân khác nhau tin tưởng vào những điều khác nhau. Người giao tiếp phải sử dụng lý thuyết tâm lý để đoán trước người ta sẽ hành động ra sao. Công việc của người giao tiếp là hình dung ra mẫu người mà họ sẽ viết, nói với biến đổi những điều định viết hay nói cho phù hợp với cá tính của cử toạ để làm tăng khả năng thuyết phục.