Các bước viết email và tin nhắn tiêu biểu trong công việc.

Cũng giống như những văn bản kinh doanh khác, những email và tin nhắn nên được viết một cách cẩn thận. Một khi đã gửi đi rồi thì không thể lấy lại được nữa và cũng không thể sửa chữa lại. Sau đây là các bước để viết email và tin nhắn tiêu biểu.

Đặt tiêu đề cho email

Khi đặt tiêu đề cho email bạn cần lưu ý tiêu đề phải đúng với chủ đề, thu hút được sự chú ý của người đọc để họ biết được vấn đề chính bạn cần đề cập trong nội dung của email là gì. Việc đặt tiêu đề phù hợp sẽ giúp người nhận click vào xem email của bạn cao hơn.
Còn nếu đặt tiêu đề sai rất nhiều người sẽ cho rằng email không quan trọng, email rác và không ngần ngại xóa đi hoặc chẳng bao giờ click vào đọc nó.

Tiêu đề email đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.

Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề email.

Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.

Đính kèm tập tin vào email

Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.

Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.

Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.

Viết nội dung email theo chuẩn

Lưu ý tiếp theo để đảm bảo có một email chuẩn nữa đó là yếu tố cô động, xúc tích, rõ ràng của email. Tốt nhất bạn phải sử dụng những câu ngắn, nó có liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập đến trong email. Nêu rõ lý do viết email ở ngay trong câu đầu tiên như chúng tôi đã chia sẻ ở trên.

Điều tối kỵ nhất khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:

+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa.
+ Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa.
+ Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau.
+ Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng.
+ Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống.
+ Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý.
+ Nếu viết dài hãy chia đoạn.

Lưu ý, có rất nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong email nó có thể gây phản tác dụng. Vậy nên, trong một email tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.
Nội dung của một email chuẩn

Ở trên là lưu ý cách viết email, còn dưới đây là nội dung email cần có những điều gì.

+ Phần chào hỏi: Tùy theo từng trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Hi, Kính gửi,…

+ Phần nội dung: Đòi hỏi các thông tin ở trong email phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần được in đậm lên. Ngôn từ sử dụng phải lịch sự, tôn trọng người nhận email.

+ Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email nên viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Em cảm ơn,…

+ Phần chữ ký email: Chữ ký email chuyên nghiệp rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa tận dụng hết được sức mạnh của nó.

Với phần chữ ký email này, người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Theo đó, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ,…

Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Đây cũng chính là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình viết và gửi email chuẩn. Theo đó, bạn phải kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sư chuyên nghiệp, khoa học của bạn.

Một bức email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một email có file đính kèm những file đính kèm bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.

Nhập địa chỉ email người nhận

Hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập email người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết email? Thực chất đó là để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.

Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung email của bạn thật hoàn hảo rồi sau đó hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu không muốn gửi nhầm địa chỉ email đến cho người khác bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.

Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư

Nếu bạn đã tạo chữ ký email hoặc sở hữu một chữ ký gmail đẹp thì không có gì phải lo lắng và chỉ cần chuyển sang bước cuối cùng. Còn nếu chưa thì hãy thực hiện ngay để đảm bảo thể hiện sự chuyên nghiệp nhất cho email của mình bạn nhé.

Đọc lại email lần nữa

Bước cuối cùng trong quy trình viết email đó là đọc lại một lần nữa. Bước này sẽ giúp bạn rà soát được lỗi chính tả, ngữ pháp,…sửa lỗi trước khi gửi đến người nhận. Sau khi hoàn thành xong bước này bạn mới gửi đi. Còn nếu chưa thực hiện xong, đừng bao giờ bấm nút send bạn nhé!