9 nguyên tắc khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình - đứng trước đám đông

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ bạn có thể ngồi ở một nơi nhưng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ đối tượng nào bạn muốn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhưng chính không cần gặp mặt trực tiếp nên việc giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng để làm thế nào đường dây bên kia biết được thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện đó?

1. Thể hiện sự niềm nở với khách hàng

Khi bạn giao tiếp với bất kỳ ai đó, giọng điệu niềm nở của bạn sẽ giúp khác hàng cảm thấy thoải mái và dễ chia sẻ những thông tin cá nhân cho bạn hơn.

2. Sử dụng nụ cười

Mặc dù việc giao tiếp chỉ được thực hiện gián tiếp qua điện thoại, nhưng khi vừa trò chuyện vừa thể hiện nụ cười thông qua lời nói. Khách hàng sẽ cảm nhận được thái độ của bạn và cuộc giao tiếp sẽ diễn ra thoải mái và trở nên gần gũi hơn rất nhiều.

3. Chào hỏi, xưng danh và nêu mục đích cuộc gọi

Khi gọi điện cho khách hàng, đầu tiên bạn phải chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng (tên, địa vị hoặc tên công ty) để người nghe biết bạn là ai. Bạn cũng nên nhắc lại thông tin của người nhận để chắc rằng mình đã gọi đúng. Việc này sẽ giúp người nghe hiểu được mục đích của cuộc gọi.

4. Giọng nói từ tốn, vừa phải

Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.

5. Nghe với thái độ tích cực

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.

6.Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.

7.Không bất ngờ gác máy

Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việ cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.