Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến mùa Covid-19 Kiến thức tổ chức sự kiện

Thế giới càng hiện đại, con người càng sáng tạo hơn trong cách thức làm việc để có thể đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc. Với ngành tổ chức sự kiện, việc áp dụng sự kiện trực tuyến, livestream…để mở rộng phạm vi và tìm kiếm phân khúc khách hàng mới với chi phí tiết kiệm đang là xu hướng mới và trong thời điểm dịch Covid-19 xu hướng này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đang phát huy được hiệu quả. Hãy cùng You Can Now tìm hiểu và đưa ra những kế hoạch cụ thể để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công.

1. Sự kiện trực tuyến là gì?

Sự kiện trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, youtube hoặc các kênh mạng xã hội như facebook, zalo, twitter,...

Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến không chỉ là giải pháp truyền thông cho doanh nghiệp mà còn là xu hướng đáng chú ý trong tương lai với nhiều lợi ích so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Một số ưu điểm của sự kiện trực tuyến:

- Sự kiện có thể tiếp cận và tương tác với nhiều người hơn. Điều này giúp làm tăng độ phủ và hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp.

- Tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc đi lại, địa điểm tổ chức, đơn vị cung ứng dịch vụ

- Tăng cường tương tác và kết nối với khách hàng thông qua mạng xã hội

2. Xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến lên ngôi

Những năm gần đây, trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến như một kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng, cộng đồng trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, hội thảo trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream) trên các kênh truyền thông và mạng xã hội như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.
Tuy nhiên, trước thực trạng các sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp. Với ưu điểm tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng và hạn chế tập trung đông người, các sự kiện trực tuyến đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của tổ chức, doanh nghiệp. Tiết kiệm thời gian, không gian và chi phí khi chỉ cần áp dụng công nghệ hiện đại là bạn đã có thể truyền tải nội dung mình muốn đến khắp nơi trên thế giới.

Để tồn tại và phát triểntrong thời điểm này, doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình những kênh truyền thông phù hợp, tổ chức sự kiện trực tuyến là một trong những công cụ truyền thông hữu ích để doanh nghiệp lựa chọn. Chẳng hạn, NTK thời trang Giorgio Armani đã tổ chức show giới thiệu bộ sưu tập Thu Đông 2020 mà không có người xem tại sàn diễn trong khuôn khổ tuần lễ thời trang Milan. Ngoài website của hãng, show được phát trực tiếp trên Instagram và Facebook. Sau sự kiện trực tuyến, show diễn đã nhận được những đánh giá tích cực từ phía truyền thông và cộng đồng.

3. Giải pháp để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

3.1 Ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến sáng tạo

Làm thế nào để truyền tải trọn vẹn những thông điệp và giá trị của thương hiệu đến với người dùng trực tuyến? Câu trả lời là hãy phân loại đối tượng và cung cấp cho người tham dự tất cả những gì họ muốn và cung cấp các cách để kết nối thông qua các tính năng trò chuyện.

Bằng cách này, bạn có thể đưa thương hiệu của bạn gần gũi hơn và lan tỏa hơn trong cộng đồng. Hãy biến những hoạt động của bạn thành 1 sự kiện trực tuyến:

- Tổ chức một hội thảo/ hội nghị khách hàng trực tuyến

- Họp đại hội cổ đông trực tuyến

- Ra mắt sản phẩm mới hoặc demo sản phẩm trực tuyến

- Tổ chức các buổi workshop, webinar, hướng dẫn kỹ năng trực tuyến

- Phỏng vấn trực tuyến một người có ảnh hưởng trong ngành của bạn

- Tổ chức một loạt các khóa học online cho khách hàng

- Tổ chức chương trình ca nhạc, giải trí trực tuyến để tri ân khách hàng

- Gameshow online

3.2 Xác định loại hình sự kiện phù hợp với hình thức tổ chức trực tuyến

Không phải loại sự kiện nào cũng có thể tổ chức trên không gian trực tuyến. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật được phát trực tuyến sẽ mang đến trải nghiệm thú vị bởi không chỉ mở rộng số lượng người tham dự vượt giới hạn của một khán phòng mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn.

Dịch Covid-19 bùng phát, nhiều nhà hát opera và giao hưởng trên toàn nước Đức đã lần đầu tiên tổ chức buổi diễntrực tuyếnmà không có khán giả trong khán phòng. Nhà hát Berliner Philharmonie cũng biểu diễn trên mạng, phục vụ khán giả qua màn ảnh. Tương tự, nhà hát Metropolitan ở New York (Mỹ) sẽ phát hàng loạt chương trình trực tiếp, mở màn là vở kịch Carmen.Các buổi diễn đã lên lịch từ trước như buổi diễn của ca sĩ - nhạc sĩ người Anh James Blunt cũng chuyển sang biểu diễn trực tuyến tại thành phố Hamburg (Đức)…
 

3.3 Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện trực tuyến

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được lên kế hoạch, kịch bản từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Đối với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên webiste như là các dạng hội thảo trực tuyến (webinar) hoặc sử dụng các phần mềm/ App trực tuyến. Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.
 

3.4 Đừng tiết kiệm chi phí đầu tư vào các thiết bị sản xuất

Việc đầu tư đúng mức vào thiết bị sản xuấtsự kiện trực tuyếnnhằm hạn chế sự kiện bị gián đoạn giữa khi đang phát sóng, điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự. Đừng bỏ qua một số điểm sau để đảm bảo rằng khán giả vẫn đang dõi theo bạn:

- Kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng

- Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm có chất lượng cao

- Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.

3.5 Đừng quên duyệt trước những nội dung chính của sự kiện trực tuyến

Việc tổ chức sự kiện trực tuyến được phát trực tiếp. Do đó kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Kịch bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương trình. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận với nhau trước khi sự kiện diễn ra để thống nhất lại các vấn đề. Đồng thời, chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

Còn yếu tố nữa rất quan trọng mà nhiều người đang lầm tưởng rằng tổ chức sự kiện online sẽ làm giảm số lượng người tham dự? Câu trả lời là không, sự kiện online có tiềm năng đem lại số lượng khán giả tham dự đông gấp nhiều lần hoặc rất nhiều lần so với sự kiện offline, bởi sự kiện online không giới hạn về quy mô và số lượng người tham dự.Và bạn cũng có một dữ liệu người tham gia đủ tiềm năng cho những lần tổ chức sau, một điều mà tổ chức sự kiện tại chỗ không mang lại được. Việc bạn cần làm ở những sự kiện tiếp theo chỉ là sử dụng tập dữ liệu khách hàng có sẵn từ những sự kiện trước để tổ chức một sự kiện thật hay ho, thu hút họ tham gia.