Tầm quan trọng của proposal với nghề tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Đối với các chuyên gia, các nhà tổ chức sự kiện thì việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức đầy đủ, được trau chuốt về mặc ý tưởng, trình bày và thuyết phục được khách hàng là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của bất kỳ sự kiện nào.

Tầm quan trọng lớn của Proposal là vẽ bức tranh sơ bộ theo khung nhưng vẫn có thể sáng tạo, lại cụ thể, chi tiết và đặc biệt Proposal là công cụ, phương tiện để bạn thể hiện tất cả những ý tưởng cho sự kiện, mang sự kiện rời trang giấy, bước đầu trở thành hiện thực. Một lưu ý rất quan trọng bạn phải chú tâm khi làm Proposal là proposal của bạn phải phù hợp với chiến lược, định hướng và ngân sách của khách hàng. Bởi vậy, proposal không chỉ đơn thuần là một tờ bản thảo, đó còn là nền móng cho sự kiện sắp được tổ chức của bạn. Hay nói cách khác thì tổ chức sự kiện là một ngôi nhà, thì proposal chính là nền móng của ngôi nhà đó. Móng yếu thì chắc chắn ngôi nhà cũng không thể xây lên được, và giả sử có xây lên được thì cũng không tồn tại lâu bền được.

1. Proposal là gì?

Theo nghĩa của từ điển thì Proposal nghĩa là đề xuất. Và chính nó mang nghĩa đề xuất nên trong proposal sẽ trình bày những thiết kế, dự toán của công ty bạn về một công trình, một dự án nào đó. Nó có thể được trình bày bằng Words, Exel và Power Point tùy người dùng.

Với một người làm sự kiện, làm proposal là công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay vào tiến hành tổ chức bất cứ một sự kiện nào, dù sự kiện đó có quy mô lớn hay nhỏ. 

2. Proposal – khởi đầu thành công của tổ chức sự kiện
Nhắc đến nghề tổ chức sự kiện, mọi người thường nghĩ ngay đến những bạn làm công việc chạy đôn chạy đáo từ nơi nọ đến nơi kia, lo hết việc nọ đến việc kia để tổ chức nên một sự kiện thành công. Để có thể được “chạy” như vậy thì khâu hoạch định - một khâu cực kỳ quan trọng nhưng lại được ít bạn quan tâm và xem nhẹ tính quan trọng, đôi lúc dễ dẫn tới sai lầm trong việc gặp gỡ, thuyết phục khách hàng.

Để có thể lên kế hoạch tốt đòi hỏi ở một người tổ chức, quản lý sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải đảm nhiệm nhiều công đoạn, bắt đầu từ lúc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, lắng nghe mong muốn của khách hàng  cho đến giai đoạn lên ý tưởng, viết bản đề xuất để thuyết phục khách hàng trước khi sự kiện đó có thể được thực hiện. Chính vì vậy mà proposal  là khởi nguồn thành công của một sự kiện.

Xuất phát từ tính chất công việc có tầm quan trọng như vậy nên luôn có những đòi hỏi và yêu cầu rất khắt khe đối với các bạn, các nhà thậm chí các chuyên gia  tổ chức sự kiện cần nắm tốt về kỹ năng xây dựng một proposal hoàn chỉnh và có hiệu quả. Năng lực của các nhà tổ chức sự kiện giỏi là những người sở hữu tố chất linh hoạt, nhạy bén để có thể phát triển proposal cho nhiều loại hình sự kiện khác nhau.

Proposal chính là trái tim của một sự kiện phía sau của sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức với rất nhiều con người cùng chung tay tạo thành các team để thực hiện sự kiện thành công tốt đẹp hay cũng có thể thấy đó được hoạch định cụ thể qua bản kế hoạch sự kiện proposal. 

Tất cả những gì bạn là ý tưởng cho sự kiện của bạn sẽ mãi chỉ là một giấy nếu proposal của bạn không tốt. Đây chính là tầm quan trọng lớn của Proposal trong tổ chức sự kiện.