Quản lý tốt lịch trình trong tổ chức Event Kiến thức tổ chức sự kiện

Đó chỉ là hai trong số các ví dụ làm ảnh hưởng đến tiến độ theo đúng kịch bản chương trình mà người làm Event còn ít kinh nghiệm sẽ thấy khó xử lý. Tuy nhiên thực tế là những việc như vậy có thể nằm trong tầm kiểm soát của người tổ chức sự kiện.

Ngàn lẻ một lý do trễ chương trình

Event thông báo là sẽ diễn ra lúc 8h, nhưng mãi đến 8h30 cũng mới có lèo tèo vài người đến - điều này thường xuyên xảy ra như "chuyện thường ngày ở huyện", nhất là ở Việt Nam. Luôn có những vị khách luôn đến trễ trong các sự kiện và họ gây cho bạn nhiều phiền toái: phải chờ đợi họ tới đông đủ để bắt đầu chương trình, việc đóng mở cửa, đi ra đi vào hay kéo ghế kê bàn... để tiếp đón những vị khách đến trễ gây ảnh hưởng đến không khí chung của sự kiện, nhất là trong các buổi hội thảo trang trọng.

Nhiều người làm Event thường chọn cách khắc phục là hẹn "trừ hao". Chẳng hạn chương trình diễn ra lúc 8h30 thì họ sẽ hẹn khách từ 7h30 đến 8h để chờ họ đến trễ là vừa. Đây là hạ sách vì vô hình chung tạo ra cho người tham dự một thói quen là đến trễ nửa tiếng so với giờ hẹn của Ban tổ chức vì họ tự nhủ: "Người ta mời 8h vậy thôi chứ chắc chắn 8h30 mới bắt đầu".

Một cách tốt hơn, đó là bạn ghi chú rõ thời gian diễn ra chương trình trong thư mời, chẳng hạn "Từ 8h00 - 8h30: Đón khách, 8h30 - 8h35: Khai mạc chương trình". Khách sẽ hiểu rằng bạn sẽ áp dụng đúng lịch trình này nên họ sắp xếp để tới trước thời gian diễn ra chương trình. Một cách khác, đó là bạn dành khoảng 10 - 15 phút đầu chương trình cho một tiết mục trò chơi nhỏ, giao lưu, làm quen... giữa các khán giả với nhau, vừa làm nóng chương trình lại vừa "nấn ná" một cách hợp lệ để chờ đợi những người tới hơi trễ một chút.

Hãy "tập" cho người tham dự sự kiện của mình đến đúng giờ thay vì phải chạy theo họ 

Trong một buổi chuyên đề định kỳ hàng tháng do chúng tôi tổ chức, ban đầu người ta đến trễ khoảng 30 đến 45 phút. Một tháng sau đó, chúng tôi bắt đầu chương trình đúng giờ quy định và dành 15 phút làm nóng đồng thời đợi những người đến hơi trễ một chút, sau nửa tiếng, chúng tôi đóng cửa khán phòng và lịch sự từ chối những người đến trễ. Về sau người tham dự được chúng tôi "rèn luyện" cho tác phong đi đúng giờ, họ chỉ xê xích khoảng 5 phút so với thời gian diễn ra chương trình, vì vậy Event của chúng tôi diễn ra đúng giờ và có tính tập trung cao.

Để không bị "lố thời gian"

Trong nghề giảng dạy, những người làm giáo viên có một thuật ngữ dùng để chỉ việc đã hết tiết học nhưng bài của tiết vẫn chưa được dạy xong là từ "cháy giáo án". Trong tổ chức Event cũng có hiện tượng tương tự, thời gian diễn ra Event đã không kết thúc đúng hạn định, dẫn đến nhiều kết quả không hay: nhiều người lục tục ra về khi các hoạt động vẫn đang diễn ra sôi nổi, trả thêm tiền phòng cho nhà cung cấp địa điểm, trả thêm thù lao làm việc cho đội ngũ PG phải làm việc quá giờ... và quan trọng nhất là nó bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp trong kiểm soát lịch trình của người làm Event.

Để hạn chế tối đa những trường hợp "cháy giáo án" như thế này, người làm Event cần làm việc kỹ với những người liên quan như MC, diễn giả... để kiểm soát kỹ về giới hạn thời gian cho từng phần nội dung.

Phần hay nằm ngoài tầm kiểm soát nhất là phần nói chuyện của diễn giả, khách VIP. Chúng ta thường quy định cho họ một giới hạn cụ thể về thời gian phát biểu, tuy nhiên, do đôi khi cao hứng trình bày, hoặc do không tiên lượng trước thời gian trình bày một cách hợp lý, họ dễ làm cho chương trình bị lố giờ. Trong một buổi hội thảo có khoảng 5 diễn giả luân phiên trình bày các vấn đề, chỉ cần mỗi người nói chuyện lố 5 phút thì cũng đã làm cho chương trình kết thúc trễ gần nửa tiếng đồng hồ. Để hạn chế điều này, chúng ta nên cử ra một người hỗ trợ diễn giả kiểm soát thời gian nói bằng cách ra hiệu cho họ biết phần trình bày của mình sắp kết thúc. Trong rất nhiều Event, Ban tổ chức thường cho làm sẵn các bảng thông báo, trên đó ghi là 10 phút, 5 phút... và thống nhất về dấu hiệu này đối với các diễn giả. Khi có người ở cuối khán phòng đưa biển lên, diễn giả sẽ biết giới hạn thời gian còn lại dành cho mình và họ sắp xếp phần trình bày sao cho gọn gàng hơn để kết thúc đúng lịch trình.

Phần dành cho khán giả, chẳng hạn như trò chơi hay hỏi đáp cũng thường là phần khó kiểm soát về thời gian. Nhiều khán giả trình bày lòng vòng trước khi đi thẳng vào vấn đề cần đặt câu hỏi, nhiều người thì muốn đưa ra các ý kiến phản biện, tranh luận của mình... làm cho phần chương trình này bị kéo dài ngoài dự định. MC hay người điều phối cần được Ban tổ chức thống nhất trước về hướng tiếp nhận, giải quyết những câu hỏi, thắc mắc phù hợp và không phù hợp với chương trình, cách lái khán giả tập trung vào nội dung chính.

Với những sự cố như khách VIP, nghệ sĩ... không đến kịp để thực hiện các tiết mục văn nghệ hay tiết mục điểm nhấn của chương trình, người điều phối Event cần linh động đưa các tiết mục khác lên thay thế, tránh việc kéo dài chương trình gây mất thời gian. Để hạn chế điều này xảy ra, người làm Event nên đảm bảo là khách VIP, nghệ sĩ, nếu không xuất hiện từ đầu buổi thì cần phải đến trước lúc diễn ra chương trình ít nhất là 1 tiếng đồng hồ.