Những yếu tố khiến sự kiện của bạn trở nên hoàn hảo Kiến thức tổ chức sự kiện

1.Sự kiện phải gây được ấn tượng.

Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

2.Tạo ý nghĩa cho sự kiện.

Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3. Quảng bá sự kiện

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

4.Chú tâm đến F&B - Làm hài lòng khách mời

Sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi bạn chọn người cung cấp, hãy chắc chắn bạn có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể,món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.

Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho bạn là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn, không phải là nhà cung cấp. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của bạn phụ thuộc vào nó.

5.Tiết kiệm ngân sách

Hãy chắc chắn rằng bạn có một ngân sách rõ ràng cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho bạn số tiền lớn nhất mà bạn có thể thu được.

6. Đưa ra những giải pháp để xử lý những tình huống phát sinh ngoài dự kiến

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

7. Tổng kết và đánh giá event.

Đây là bước nhiều người bỏ qua hoặc làm cho xong chuyện. Bạn cần đánh giá nghiêm túc những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau căn cứ vào mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành viên.

8.Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp sau sự kiện.

Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn.

 

Trung tâm You Can Now trân trọng giới thiệu khóa học Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp, mời các bạn xem thông tin chi tiết tại: https://youcannow.vn/khoa-hoc-to-chuc-su-kien-1

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KĨ NĂNG MỀM YOU CAN NOW
- Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà 389-391 Trường Chinh, Hà Nội (sát Ngã Tư Sở)
- Email: daotao@ycn.vn
- Hotline: 098.534.9755
- Website: https://youcannow.vn/