Những sự cố thường gặp và cách giải quyết khi tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, rủi ro không “chừa” bất kì thời điểm nào mà có thể xuất hiện một cách bất ngờ. Các trục trặc có thể xảy ra từ khi khai màn đến khi kết thúc chương trình. Nếu như trước đó bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng về dàn dựng các thiết bị thì có thể rủi ro lại xảy ra bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, khách mời đến trễ,…

Chính vì vậy, để tránh cho sự kiện gặp ít rủi ro nhất có thể, người làm sự kiện luôn phải tỉnh táo và có sự quan sát tinh tế để hỗ trợ và giải quyết ngay lập tức khi gặp sự cố.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần rất nhiều nhân lực và các trang thiết bị khác nhau, vì vậy sẽ càng có nhiều các nhân tố có khả năng gây ra rủi ro. Một số nhân tố chính có thể kể đến như:

- Các công ty tổ chức sự kiện thiếu trách nhiệm trong việc tìm hiểu kỹ tính chất của sự kiện, địa điểm làm sự kiện, sử dụng các trang thiết bị kém chất lượng, không lường trước các rủi ro có thể xảy ra,…

- Sự hợp tác giữa các thành viên trong ban tổ chức và các nhân viên không thống nhất và ăn ý dẫn đến xung đột hoặc không hiểu ý nhau khi sự kiện diễn ra.

- Sự thay đổi bất thường hoặc quá khắc nghiệt của thời tiết

- Các sự cố ngoài ý muốn đặc biệt nghiêm trọng xảy ra như hỏa hoạn, cấp cứu,…

- Không có nhiều thời gian tổng duyệt chương trình do quá gấp rút

- Thay đổi ý tưởng hoặc nhân sự, khách mời,… vào phút chót.

Đây là một số nhân tố chính khiến cho các rủi ro trong một sự kiện có thể xảy ra bất cứ khi nào. Một sự kiện lớn đôi khi cũng sẽ xảy ra một số những sự cố lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy, chuẩn bị và đề phòng các trường hợp sự cố có thể xảy ra sẽ giúp sự kiện của bạn có khả năng thành công cao lớn hơn.

CÁC LOẠI RỦI RO THƯỜNG GẶP KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
Để có được những phương án phòng tránh và giải quyết các rủi ro một cách tốt nhất, cần phân loại được các nhóm rủi ro có thể gặp khi diễn ra sự kiện. Trong đó có thể kể đến các loại rủi ro, sự cố khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dưới đây:

Rủi ro về nhân lực: mỗi người trong đơn vị sản xuất chương trình là một mắt xích quan trọng kết nối giúp event thành công. Sơ suất của một người có thể khiến sự kiện diễn ra chậm trễ hơn hoặc diễn ra không như ý muốn.
Rủi ro về tài chính: nếu không tính toán và chắc chắn về số lượng người tham dự thì sẽ dẫn đến lỗ vốn vì chi phí bỏ ra cao nhưng khách mời ít tham dự hoặc không có người tham dự.

Rủi ro về thiết bị kỹ thuật: có rất nhiều trường hợp khi chương trình chuẩn bị diễn ra thì bị hư hỏng về các trang thiết bị. Vì vậy cần kiểm tra thật kỹ và có các thiết bị dự phòng để phòng tránh các trường hợp xấu xảy ra.

Rủi ro về thời tiết: thời tiết mưa nắng bất thường luôn là nỗi lo lắng của các đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời. Sẽ không thừa nếu bạn chuẩn bị thêm ô dù, áo mưa, bọc thiết bị,… để phòng khi trời mưa gió.
Rủi ro về phân bố thời gian: phần giới thiệu quá dài, phần diễn giải quá ngắn, trao quà gấp gáp,… đều có thể xảy ra nếu bạn không tính toán kỹ thời lượng của chương trình. Với các đơn vị không chuyên, tình trạng này xảy ra rất thường xuyên và khiến chương trình phải chạy đua với thời gian để hoàn thành.

Khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc phát hiện, đề phòng và xử lý các rủi ro là rất quan trọng. Vì vậy, nắm được những rủi ro có thể xảy ra này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện sắp diễn ra.

Trung tâm You Can Now trân trọng giới thiệu khóa học Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp, mời các bạn xem thông tin chi tiết tại: https://youcannow.vn/khoa-hoc-to-chuc-su-kien-1

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KĨ NĂNG MỀM YOU CAN NOW
- Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà 389-391 Trường Chinh, Hà Nội (sát Ngã Tư Sở)
- Email: daotao@ycn.vn
- Hotline: 098.534.9755
- Website: https://youcannow.vn/