Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài bãi biển Kiến thức tổ chức sự kiện

Để tổ chức event thành công bạn phải lưu ý nhiều mặt như: địa hình, thời tiết, không gian...Sau đây là những điều cẫn lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài bãi biển.

1. Địa điểm 
Khi có kế hoạch tổ chức sự kiện về một bữa tiệc hay chương trình bên bờ biển thì bạn nên nhắm tới những khách sạn, resort nằm bên biển vì sẽ thuận lợi về nhiều mặt so với thuê một khu vực biển trống. Ví dụ như ở Nha Trang, có rất nhiều khách sạn tiêu chuẩn 4,5 sao nhưng chỉ có Ana Mandara là có vùng bờ biển nằm bên cạnh, còn những khách sạn khác có vùng bờ biển nằm đối diện bên đường, như vậy rất bất tiện cho việc tổ chức hay vận chuyển, set up tiệc,... Một số đề xuất cho bạn như Phan Thiết hay Đà Nẵng, Hội An,... có rất nhiều các resort lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế và nằm ngay cạnh bờ biển. Đặc biệt, biển tại Đà Nẵng và Hội An còn nguyên sơ và rất sạch, lại nông với bờ cát trắng trải dài, không gì tuyệt hơn khi thưởng thức những buổi tiệc vô cùng lãng mạn bên những không gian như vậy.  
 
2. Địa hình
 Vì phải dàn dựng nhà bạt, dù không gian, sân khấu ngoài trời hoặc bàn ghế và khu vực phục vụ tiệc nên bạn cố gắng chọn những resort nằm sát biển để tiện cho việc cắm cọc, neo dây vì trong các resort thường có nhiều cây cối và do có một khu vực có nhà và cây cối phía sau nên khu vực tổ chức cũng phần nào cũng được chắn bớt gió biển. Nếu chọn được một bờ cát dài bằng phẳng thì càng tốt. 
 
3. Thời tiết
 Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một người làm event dù là chuyên nghiệp có thể lường được. Đặc biệt có một khó khăn nữa là thường các mùa đẩy mạnh các hoạt động quảng bá hay du lịch thường vào tháng 7, 8, 9 là mùa mưa nên những sự kiện tổ chức event vào thời điểm này rủi ro rất cao. Hơn nữa, ở khu vực miền Trung, nơi tập trung các khách sạn lớn có biển thì diễn biến thời tiết khó chịu hơn với mưa bão thất thường, cực kỳ vất vả cho khâu tổ chức và dự phòng. 
 
4. Tiệc
 Nếu như chọn được địa điểm đã khó, việc phục vụ tiệc còn khó khăn hơn vì điều kiện ở bên bờ biển khác với phục vụ tiệc trong nhà, nào gió, nào cát, nào sương, và để đảm bảo được điều kiện vệ sinh cũng như các tiêu chuẩn về hình thức và chất lượng thức ăn là một sự cố gắng của đội ngũ phục vụ và những người phụ trách tiệc. 
 
 5. Khách mời 
Vì tổ chức ở không gian mở nên đối tượng khách mời cũng phải xem xét sao cho phù hợp. Họ có thể là những khách rất VIP nhưng cũng phải có phong cách cởi mở và hiện đại. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý định tổ chức event tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ. 
 

 
 Tổ chức event ngoài bãi biển
 
6. Thi công, set up
 Sau những yếu tố đã liệt kê ở trên thì bạn cũng phần nào hình dung được những khó khăn trong việc thi công. Việc set up cho một event ngoài biển tốn rất nhiều công sức và mất khá nhiều nhân lực cũng như thời gian. Do đó bạn cần phải lưu ý vấn đề này để tìm cho mình một êkip làm việc ưng ý và hiệu quả nhất.
 
 7. Vận chuyển
 Thường thì các resort hay khách sạn nằm ở biển sẽ cách xa khu trung tâm, nên việc vận chuyển tương đối xa và vất vả, vì vậy, bạn nên tính thêm chi phí này với khách hàng, nếu không, chỉ vài khoản nhỏ này thôi cũng khiến cho ngân sách của bạn đội lên rất nhiều.
 
 8. Back up
 Như đã nói ở trên, với những sự kiện nhiều rủi ro thế này, phương án back up luôn là điều cần thiết và thậm chí cần đến 2,3 phương án sao cho an toàn nhất bởi thời tiết luôn có thể thay đổi đặc biệt ở các tỉnh miền Trung và miền Nam. Để đảm bảo tính thành công cho chương trình của bạn hãy luôn có kế hoạch dự phòng.
 
9. Quản lý
 Vì không gian trống nên bạn phải quản lý tốt khu vực tổ chức sự kiện và khách mời, có thể giới hạn khu vực tổ chức bằng các pano chữ A và quản lý khách mời bằng thiệp mời hay là hoa cài áo đặc trưng hay những vật lưu niệm đeo tay, để phân biệt được khách mời của chương trình và khách lẻ.

Viết bình luận