Mười Lời khuyên cho việc quản lý tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Quản lý sự kiện đề cập đến việc lập kế hoạch tổ chức và đảm bảo sự kiện được thực hiện đúng quy trình . Sự kiện có thể là các sự kiện xã hội đơn giản như ngày sinh nhật, đám cưới, đoàn tụ gia đình, phức tạp hơn là sự kiện chính thức của công ty và các sự kiện như Hội nghị thường niên, quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm và các sự kiện giải trí cũng đặc biệt như các buổi hòa nhạc trực tiếp và lễ trao giải.

Nghệ thuật và khoa học quản lý một sự kiện đã trở thành một môn học chuyên ngành và đòi hỏi kỹ năng đa diện. Sau đây là 10 điều cần lưu ý trong khi tổ chức một sự kiện :

 

• Kiến thức là sức mạnh: Để thực hiện một sự kiện thành công, sự hiểu biết và kiến ​​thức là rất quan trọng. Không có hai sự kiện đều giống nhau và hiểu biết sự khác nhau của các sắc thái là những gì cần thiết cho một sự kiện cụ thể là rất quan trọng. Các sự kiện như các cuộc họp của công ty có nhu cầu riêng của họ. Các sự kiện giải trí như các buổi hòa nhạc đòi hỏi kiến ​​thức về các nguồn lực hỗ trợ được đưa ra. Trước khi thực sự bắt đầu với việc quản lý một sự kiện, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu chính xác những gì cần phải được thực hiện. Nói chuyện với những người đã tham gia vào các sự kiện như vậy trước khi nói chuyện với những người khác, những người quản lý sự kiện như vậy trước, giữ cho mình cập nhật liên tục với các động thái phát triển của mỗi loại sự kiện.


• Thiết lập các giai đoạn: Điều gì là hoàn hảo cho một vài người có thể bật ra được một kinh nghiệm. Điều rất quan trọng là phải biết số lượng người dự kiến ​​sẽ tham dự sự kiện trước. Hãy chắc chắn rằng khách hàng đã đưa ra yêu cầu của mình cho bạn một cách rõ ràng. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào yếu tố này. Quyết định lựa chọn một địa điểm được thực hiện cùng với khách hàng. Sau khi địa điểm được lựa chọn là điều cần thiết nên có được bản đồ, trinh sát các vị trí, và ghi chép.


• Chuẩn bị ngày hôm nay, thực hiện vào ngày mai: Một khi bạn hiểu rõ tất cả những gì cần phải làm, đó là thời gian cho giai đoạn lập kế hoạch. Giao trách nhiệm cho các diễn viên khác nhau trong nhóm bạn. Theo dõi tiến độ của mỗi hành động theo kế hoạch như vậy để hoàn thành. Trước khi một sự kiện lớn, bạn nên tiến hành tổng duyệt trước khi chính thức. Điều này sẽ ngăn chặn bất ngờ khó chịu.


• Thời gian chuẩn : Khi lập kế hoạch một sự kiện, làm việc ra một khoảng thời gian hợp lý. Không nên có sự vội vã, phải đặt mình vào vị trí khán giả để có thể tạo ra một sự kiện hoàn hảo. Chương trình nghị sự cũng cần được cân bằng, dự phòng đủ thời gian xây dựng .


• Cẩn thận không bao giờ thừa : Bố trí các thiết bị kỹ thuật phù hợp và kỹ thuật viên lành nghề là quan trọng hàng đầu. Không gì có thể xấu hổ hơn việc một phần của thiết bị bị hỏng hóc ở giữa của chương trình. Hãy chú ý đến chi tiết - ví dụ như khi hai máy chiếu đồng thời trên hai đầu của sân khấu, nó phải được đồng bộ và có sự cân bằng cùng một màu sắc. Có các kỹ thuật viên kiểm tra và kiểm tra lại các thiết bị trước khi chương trình bắt đầu.


• Quy định không phải lúc nào cũng được thực hiện đúng : Tổ chức một sự kiện cũng yêu cầu số lượng phê duyệt, cho phép và thủ tục để được lấy giấy phép. Hãy chắc chắn rằng bạn, hoặc khách hàng của bạn, đã có đầy đủ giấy phép để được tổ chức sự kiện đó , nhất là những sự kiện lớn mang tầm quốc gia. Đừng bao giờ mắc phải sai lầm về pháp luật.


• Không có từ “Tôi” trong làm việc theo nhóm: Một sự kiện liên quan đến nhiều người. Trong một số các sự kiện quy mô lớn , ví dụ, trong một buổi biểu diễn âm nhạc - nhạc sĩ, kỹ thuật viên âm thanh, kỹ thuật ánh sáng, kỹ thuật sân khấu, nhà tài trợ, những người nổi tiếng và tất nhiên khán giả nói chung. Mỗi bộ phận có một công việc và trách nhiệm riêng. Giao tiếp là chìa khóa kết nối các phần. Các cuộc họp giao ban thường xuyên, và luyện tập là cần thiết cho tất cả mọi người hiểu trách nhiệm của mình là gì và họ phải phối hợp với nhau như thế nào. Trong sự kiện này có thể giao tiếp hiệu quả và cơ chế phối hợp như tai nghe không dây, hoặc điện thoại di động. Làm việc theo nhóm, hầu hết tất cả, quan trọng là phải từ bỏ cái tôi. Đừng cố gắng đổ lỗi cho những người khác nếu có lỗi - thay vào đó toàn bộ đội nên làm việc trong phối hợp chặt chẽ và chịu trách nhiệm cho sai lầm được thực hiện bởi một cá nhân.


• "Nếu bất cứ điều gì có thể đi sai, nó sẽ như tôi dự kiến": Mọi thứ có thể không phải luôn luôn chạy trơn tru và ổn phút cuối cùng có thể xảy ra. Đừng hoảng sợ - hãy chuẩn bị cho nhu cầu cấp bách như vậy. Có một kế hoạch thay thế tại chỗ. Sắp xếp để sao lưu điện khẩn cấp và sao lưu hệ thống kỹ thuật khác. Nếu một sự chậm trễ quá mức xảy ra (ví dụ như một nghệ sĩ thực hiện không đến kịp thời gian), kế hoạch trước làm thế nào để xử lý tình hình và thay thế bởi người khác.


• An toàn là vô cùng quan trọng: Trong khi điều quan trọng là để vui chơi, an toàn là một yếu tố rất quan trọng. Đảm bảo rằng lối thoát hiểm khẩn cấp đã được đánh dấu và rằng bạn có đủ nhân sự được đào tạo để xử lý tình huống trong mọi trường hợp . Có đội cứu hỏa sẵn sàng trong mọi trường hợp của các sự kiện lớn.


• Luôn mỉm cười : Cuối cùng nhưng không kém, giữ một tâm trí vui vẻ và tích cực - nó làm giảm căng thẳng cho tất cả mọi người quan tâm. Khách hàng luôn luôn là vua - một số điều có thể không luôn luôn đi theo ý thích của bạn, nhưng cuối cùng sự hài lòng của bạn sẽ đến khi nhìn thấy sự kiện nhận được thực hiện hoàn hảo.

 

Theo :  Debjita Mallick

Viết bình luận