Kế hoạch tổ chức sự kiện cho khai mạc và bế mạc Kiến thức tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch là một trong những bước quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Có một bản kế hoạch hoàn hảo, đầy đủ là người tổ chức sự kiện đã thành công được một nửa. Bản kế hoạch phải được thể hiện ở nhiều góc cạnh khác nhau nhưng không vì thế mà mất đi những tiểu tiết nhỏ nhất. Dưới đây là bản kế hoạch tổ chức sự kiện dành cho khai mạc và bế mạc có thể tham khảo.

KHAI MẠC

1. Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).

Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:

- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…).

- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn vị bạn gia nhập vòng tròn.

- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”.

- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…).

- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:

- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:

- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.

Lưu ý:

- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.
- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình tổ chức sự kiện :

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.
- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.
- Thư ký: từ 1 – 2 người.
- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:

· Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).
· Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.

VÀO CHƯƠNG TRÌNH

Cần lưu ý các việc sau đây:

· Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.

· Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.

· Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.

· Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…

BẾ MẠC

Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:

· Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).

· Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.

· Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.

· Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.

· Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).

· Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…). 

C.Một số công việc khác:

1. Lập và phân công Ban tổ chức:

Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:

Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.
Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.
Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…
Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…

Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:

· Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.

· Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.

2. Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3. Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.

Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.

Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.

Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận. 

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:

1. Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.

3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.

4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…

5. Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.

6. Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.

7. Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.

Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.

Trung tâm You Can Now trân trọng giới thiệu khóa học Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp, mời các bạn xem thông tin chi tiết tại: https://youcannow.vn/khoa-hoc-to-chuc-su-kien-1

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KĨ NĂNG MỀM YOU CAN NOW
- Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà 389-391 Trường Chinh, Hà Nội (sát Ngã Tư Sở)
- Email: daotao@ycn.vn
- Hotline: 098.534.9755
- Website: https://youcannow.vn/