Để thực hiện activation thành công? Kiến thức tổ chức sự kiện

Nếu như bạn có 40 điểm cần làm activation trong vòng 2 tuần bạn cần sắp xếp việc di chuyển giữa những điểm này sao cho thât tối ưu về thời gian, chi phí. Bạn sẽ cần cân nhắc sẽ chia các điểm thành nhiều nhóm hay không, mỗi nhóm sẽ đi theo những tuyến đường nào, thời gian thực hiện thế nào. Càng dành nhiều thời gian nghiên cứu và lên kế hoạch thì dự án của bạn càng giảm thiểu rũi ro và lãng phí.

Nếu việc thực hiện diễn ra ở nhiều điểm, bạn hãy cố gắng sắp xếp lịch trình theo hướng tối ưu việc đi lại sao cho ngắn nhất, tiết kiệm nhất có thể vì nó liên quan đến chi phí vận chuyển, đi lại. Hãy thử tưởng tượng bạn chỉ có 1 chiếc xe để vận chuyển booth đi 3 đến 4 điểm cùng 1 lúc, sẽ khá đau đầu khi phải ngồi nghĩ ra sẽ đến điểm nào trước, điểm nào sau cũng như khi ra về thì dỡ booth ở đâu trước để chỉ cần một chiếc xe mà thực hiện công việc trong thời gian ngắn nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần biết những quy định riêng tại từng địa phương đối với phương tiện vận chuyển, ví dụ thời gian cấm xe tải vào nội thành các thành phố, những con đường cấm xe tải, xe lôi...  để không gặp rắc rối trong công việc. Chẳng hạn bạn dự định sẽ chuyển hàng vào lắp đặt ở trung tâm thương mại vào lúc 21h00  nhưng vào giờ đó xe tải phải chờ bên ngoài thành phố đến 21h mới được chạy vào thì kế hoạch di chuyển của bạn xem như bị phá sản và có thể là bạn sẽ không kịp lắp đặt nếu như trung tâm thương mại đóng cửa không cho làm việc vào ban đêm. Vì vậy rất có thể xe sẽ phải vào thành phố từ trước 16h00 sau đó chất đồ lên và chờ đến 20h00 để được di chuyển tiếp. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn sẽ khó lường trước những vấn đề như thế này.

Với những dự án làm ở các tỉnh xa, để tiết kiệm chi phí thuê khách sạn, nhiều activation planner còn lên kế hoạch rất kỹ cho việc di chuyển sao cho họ có thể tranh thủ ngủ trên xe/máy bay vào ban đêm để tiết kiệm chi phí thuê phòng khách sạn, hoặc tính toán kỹ thời gian đến, đi sao cho việc check in, check out không vượt qua các "mốc giờ" như 0h, 12h để tránh phải trả thêm một ngày tiền phòng.

Viết document thật rõ ràng, kỹ lưỡng

Việc vận hành một chương trình activation thường liên quan đến rất nhiều người, đôi khi project manager không thể làm việc trực tiếp với nhân sự cấp thấp bên dưới hoặc trực tiếp thị sát từng điểm, do đó bạn viết tài liệu hướng dẫn càng rõ ràng chi tiết thì nguy cơ cấp dưới thực hiện sai yêu cầu càng giảm thiểu. Bạn đừng trông đợi nhân viên cấp dưới của mình sẽ tự nhận biết và thực hiện công việc một cách tinh tế, đôi khi họ chỉ là supervisor, team leader, do khả năng có hạn, họ chỉ thực hiện công việc như kiểu thiên lôi chỉ đâu đánh đó. Vì vậy bạn nên chú ý viết thật kỹ các tài liệu sau:

Báo cáo: Bạn cần báo cáo những việc gì, cần chụp những tấm ảnh ở những lúc nào, chụp chi tiết gì... nên ghi thật rõ ràng trong báo cáo để đảm bảo các nhân sự bên dưới không quên

Các tài liệu bàn giao hàng hóa, thiết bị: Để đảm bảo không xảy ra mất mát, nhất là ở những chương trình có nhiều hạng mục nhỏ như đổi quà tặng, cần thiết kế các biểu mẫu bàn giao, kiểm đếm hàng hóa, tồn kho... giữa các nhân sự, bản ghi nhận thông tin khách hàng... sao cho xảy ra ít nhầm lẫn, thiéu sót nhất có thể gây thất thoát tài sản.

Với nhiều nhân sự và nhiều địa điểm thực hiện, để cho chương trình có chất lượng và nhất quán, đôi khi bạn cần phải có một chế độ kiểm tra giám sát riêng. Nhiều khách hàng thậm chí thuê riêng 1 người tổ chức sự kiện để giám sát Agency thực hiện, với các quy trình QC (Quality Control) chặt chẽ. Bạn có thể cử ra một vài nhân sự chỉ chuyên đi kiểm tra giám sát, có thể đóng vai khách hàng (mystery shopper) hoặc giám sát bằng cách chấm điểm gian hàng, trưng bày... và cần đảm bảo những người này cũng được training kỹ về tiêu chuẩn của chương trình.

Chương trình càng có nhiều hạng mục phức tạp, ví dụ khuyến mãi, đổi quà, tặng sampling... bạn cần có chế độ báo cáo càng chặt chẽ càng tốt. Có thể cho thực hiện báo cáo theo ngày, theo tuần, theo tháng... bằng SMS, email... tùy độ dài của dự án, để đảm bảo bạn luôn kiểm soát tốt tiến độ, nắm được lượng hàng đã phát ra, lượng tồn lại và quan sát, so sánh khối lượng công việc giữa các điểm.