Các kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là ngành nghề mà nhiều người cho rằng ý tưởng là yếu tố quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện, nhưng thực chất, sau khi trải qua một khoảng thời gian được cọ xát với nghề tổ chức sự kiện, hầu hết các  nhà tổ chức sự kiện đều nhận thấy rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mỉ, cầu toàn chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp bên cạnh “sự sáng tạo” - một yếu tố không thể thiếu trong nghề tổ chức sự kiện.

Để hoạt động tổ chức sự kiện của một công ty tổ chức sự kiện cũng như kỹ năng của một người làm tổ chức sự kiện đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn, cần rất rất nhiều thời gian. Trường lớp đào tạo chuyên môn thì Việt Nam vẫn chưa nhiều, để có thể chuyên nghiệp thì người làm nghề tổ chức sự kiện phải “lăn lộn” với thực tế nhiều để giúp các kỹ năng về tổ chức sự kiện dần được hoàn thiện. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng mà nhân viên tổ chức sự kiện, các  nhà tổ chức sự kiện hay các chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có:

1. Kỹ năng viết Proposal
Đây là yêu cầu của nhiều khách hàng khi họ yêu cầu bạn gửi báo giá cùng Proposal mẫu/ cơ bản để có thể hình dung sơ bộ về ý tưởng của bạn, và nó cũng là nhân tố góp phần, người làm tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có khả năng viết được một Proposal hoàn chỉnh, cần biết được tầm quan trọng, công tác chuẩn bị và việc lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal nhằm cung cấp cho người đọc proposal một cái nhìn tổng thể về sự kiện.

Proposal nổi trội thì phải thể hiện ý tưởng sáng tạo của người tổ chức sự kiện và bị thu hút bởi ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn nhưng bên cạnh đó còn phụ thuộc tính thực tế và tính thuyết phục của sự kiện mà người tổ chức sự kiện mong muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà người tổ chức sự kiện trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của sự kiện thông qua proposal.

Hầu hết các khách hàng đều khá bận rộn nên nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích để tránh sự dài dòng khiến khách hàng sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc sẽ bỏ qua mất những ý tưởng chủ chốt. Văn phong phải được trau chuốt nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp của một proposal trong tổ chức sự kiện.

2. Kỹ năng viết Kịch bản

Để viết được một kịch bản tổ chức sự kiện hay  thì các nhà tổ chức sự kiện khi viết kịch bản tổ chức sự kiện cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Ngoài ra thì kỹ năng viết kịch bản của người tổ chức sự kiện chủ yếu truyền tải thông qua con chữ cũng là một điều không thể thiếu với rất nhiều nhà tổ chức sự kiện. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích. Nói đến kỹ năng viết kịch bản của người tổ chức sự kiện thì đây là kỹ năng quan trọng nhưng không thể hoàn thiện và trau dồi ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình bạn "lao lộn" tổ chức sự kiện.

3. Kỹ năng làm việc với các nhà cung cấp
Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện luôn cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers). Việc tìm kiếm các đơn vị cung cấp không quá khó khăn nhưng để hợp tác dài lâu thì có những đơn vị hợp tác được nhưng cũng có các đơn vị không hợp tác vì nhiều lý do. Tuy nhiên, để lựa chọn được những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả, có một số điều mà người làm sự kiện phải lưu ý: Lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể, yêu cầu rõ ràng, hợp tác trên tinh thần tôn trọng cần có những yêu cầu rõ ràng và dù cho có đơn vị hợp tác rồi nhưng người tổ chức sự kiện luôn có phương án backup riêng nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng.  

Để có thể làm việc tốt với các nhà cung cấp, trước hết phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; phải vừa cứng rắn vừa mềm mỏng để đảm bảo tiến độ và môi trường làm việc diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp. Những kỹ năng này hầu như chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm của bản thân và tham khảo những người có kinh nghiệm.

4. Kỹ năng lên Check-list
Checklist thông thường đi ra ngoài khuôn mẫu, người tổ chức sự kiện không phải dựa vào bất kì ai mà hầu như chỉ dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân làm nhiều ắt sẽ thành thạo hơn.

Tuy nhiên, có một tố chất và yếu tố rất cần để có thể hoàn thành tốt checklist cho tổ chức sự kiện, đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát về toàn bộ sự kiện.

5. Kỹ năng Quản lý tài chính

Việc quản lý ngân sách trong tổ chức sự kiện là một công việc khá đau đầu phải không nào?  Chính vì vậy mà người làm tổ chức sự kiện trước hết cần phải là một người tổ chức sự kiện ngoài khả năng tổ chức sự kiện giỏi thì người tổ chức sự kiện cần sở hữu tính khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra,.. mới có thể quản lí tài chính giỏi được, hỗ trợ thành công, mang lại lợi nhuận khi tổ chức sự kiện.

Và kỹ năng này có thể được trau dồi thông qua đúc kết từ kinh nghiệm của bản thân, qua việc quản lý các dự án. Hơn nữa, để có thể có nền tảng vững chắc và chuyên nghiệp về kỹ năng này, một vài khoá học tổ chức sự kiện chuyên sâu và hiệu quả nhất.