Các hình thức lập dự toán ngân sách sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Câu chuyện lập dự toán ngân sách cho sự kiện rất dài và không hề dễ. Làm cách nào để bạn có thể bao quát hết các hạng mục, tránh thiếu sót và những rắc rối không đáng có? Làm thế nào để tiết kiệm chi phí nhất trong ngân sách eo hẹp mà sếp đã duyệt ? You Can Now sẽ giúp bạn có câu trả lời ngay dưới đây:

1. Những yếu tố chính trong việc lập ngân sách sự kiện.
Để tổ chức một sự kiện chúng ta không chỉ mất tiền thuê mặt bằng mà còn rất nhiều  chi phí thuê vật dụng sự kiện khác. Bạn phải hạch toán ra tất cả các hạng mục, kể cả những hạng mục lẻ tẻ nhỏ nhất. Càng nhỏ thì chúng càng dễ bị lãng quên. Một sự kiện được lập ngân sách dự toán càng tỉ mỉ, chi tiết thì càng dễ thành công và hoàn hảo.

Dưới đây là 1 vài trong số những yếu tố chính trong việc lập ngân sách:
– Chi phí thuê dàn dựng sân khấu và nhà rạp (bục sân khấu, thảm bọc sân khấu, thảm trải, backdrop sân khấu, màn sao...)

– Chi phí in ấn tờ rơi, broucher, phướn, banroll...

– Chi phí thuê âm thanh ánh sáng phục vụ sự kiện

– Chi phí truyền thông: roadshow, mời báo chí, livestream sự kiện

– Chi phí tiệc

– Chi phí: Quà tặng khách tham dự, quà chơi trò chơi trong chương trình, quà bốc thăm trúng thưởng...

– Các chi phí dự trù các tình huống phát sinh.

2. Lập bảng tổng dự toán ngân sách

Sau khi hoạch toán chi phí thuê cho các hạng mục, bạn hãy tổng hợp chúng vào 1 bảng dự toán ngân sách tổng hợp để biết tổng số tiền là bao nhiêu. Khi cho vào bảng tổng dự toán bạn sẽ có thời gian để một lần nữa nhìn lại, cân đối lại đối với những hạng mục nào chiếm quá nhiều % chi phí trên tổng ngân sách.

3. Lập chi phí dự phòng phát sinh

Bất kỳ sự kiện nào cũng có những hạng mục chi phí phát sinh, bạn sẽ phải tính đến những phát sinh nào sẽ xuất hiện trong sự kiện để có phương án dự phòng, ví dụ như trường hợp mất điện, bạn phải thuê sẵn máy phát điện. Hoặc một sự kiện ngoài trời thu hút nhiều người tham dự cần chuẩn bị sẵn xe cứu thương đề phòng tình huống xấu xảy ra. Thông thường chi phí này chiếm 10%-15% trên tổng ngân sách dự toán.

Trung tâm You Can Now trân trọng giới thiệu khóa học Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp, mời các bạn xem thông tin chi tiết tại: https://youcannow.vn/khoa-hoc-to-chuc-su-kien-1

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KĨ NĂNG MỀM YOU CAN NOW
- Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà 389-391 Trường Chinh, Hà Nội (sát Ngã Tư Sở)
- Email: daotao@ycn.vn
- Hotline: 098.534.9755
- Website: https://youcannow.vn/