Các chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Chi phí là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa của khách hàng lại là thử thách chủ yếu để đi đến kí kết hợp đồng. Ngoài yếu tố chuyên nghiệp, các  đơn vị tổ chức sự kiện phải chứng minh cho khách hàng thấy mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí để từ đó cung cấp những gói dịch vụ tốt nhất với mức chi phí cạnh tranh.

Trước khi nói đến các giải pháp cụ thể, hãy cùng You Can Now định nghĩa một số khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện:

Chi phí sự kiện bao gồm: Chi phí thực, chi phí ngầm và chi phí quản lý rủi ro (hay còn gọi là phí dịch vụ)

Chi phí thực là chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị.
Chi phí ngầm là chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho và đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn có những khoản như % hoa hồng, chi phí đi lại trong quá trình đấu thầu dự án, chi phí mỗi lần gặp gỡ khách hàng …Những khoản này không thể kể ra khi làm báo giá sự kiện như một hạng mục thông thường, bắt buộc người lập kế hoạch phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục. Đây cũng là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.
Chi phí quản lý là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức event. Mức chi phí này thường dao động từ 3% đến10% tổng giá trị hợp đồng. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục những phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện mà không làm gia tăng chi phí thực hiện event theo hợp đồng.

Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Tìm hiểu thật cụ thể để biết khách hàng cần gì và muốn gì? Liệt kê chi tiết những hạng mục cần thiết cho event, cái nào phải sản xuất, cái nào có thể thuê ngoài là một trong những điều kiện tiên quyết để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí sản xuất.

Hãy lên kế hoạch thật rõ ràng đồng thời thống nhất sớm với khách hàng. Một kế hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm chi phí phát sinh tăng chóng mặt. Những hạng mục đã sản xuất thì không được sử dụng mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao nhưng không mang lại nhiều hiệu quả vì thiếu thời gian chuẩn bị.

Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ tập trung đầu tư một số trang thiết bị chuyên biệt. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được chi phí lưu kho, khấu hao, cơ hội. Tuy nhiên khi thực hiện các dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ phải đi thuê lại của các đơn vị khác (gọi là nhà thầu phụ).

Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt, giảm thiểu rui ro và chủ động trong việc triển khai tổ chức sự kiện.

Tận dụng tối đa năng lực sẵn có để liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

Hầu hết các công ty làm dịch vụ đều không có sẵn trang thiết bị. Khi đi thuê lại của các đơn vị khác rồi tính giá chênh lệch cho khách hàng thì trong công thức tính các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng.
Cung cấp cho khách hàng trang thiết bị bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó để tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo quan hệ hợp tác lâu dài. Khi nhận được một gói sự kiện tổng thể, hãy liên hệ và hợp tác với các công ty có thế mạnh bổ sung để đem đến cho khách hàng những gói dịch vụ với đơn giá trực tiếp của nhà cung cấp.

Đảm bảo tiến độ thực hiện

Một đội ngũ chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm thiểu chi phí.

Tiến độ ảnh hưởng rất nhiều đến ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu và rủi ro. Đảm bảo đúng tiến độ thì các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event được đảm bảo.

Trung tâm You Can Now trân trọng giới thiệu khóa học Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp, mời các bạn xem thông tin chi tiết tại: https://youcannow.vn/khoa-hoc-to-chuc-su-kien-1

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KĨ NĂNG MỀM YOU CAN NOW
- Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà 389-391 Trường Chinh, Hà Nội (sát Ngã Tư Sở)
- Email: daotao@ycn.vn
- Hotline: 098.534.9755
- Website: https://youcannow.vn/