6 bước lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Bước 1:Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp Việc đặt ra những câu hỏi về địa điểm là vô cùng quan trọng . Dưới đây là chỉ là một vài trong số những câu hỏi cần được xem xét :

  • Chúng ta có cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
  • Những điều gì khán giả có khả năng đề nghị?
  • Chúng ta cần bao lâu để tổ chức sự kiện và trang trí địa điểm , bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
  • Có nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng không ?


 

Bước 2: Điều tra địa điểm tổ chức sự kiện: Trong một đô thị lớn có thể có nhiều địa điểm để lựa chọn. Tuy nhiên , bên ngoài đô thị sẽ có thể sẽ có những địa điểm thích hợp hơn. Nếu công tu của bạn không sở hữu và quản lý một địa điểm hoàn hảo cho sự kiện của họ, thì có thể lựa chọn các địa điểm bằng cách :

  • Liên hệ với các cơ quan chính phủ để có thể tìm kiếm , duy trì và tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao,các địa điểm văn hóa và giáo dục.
  • Liên hệ với cho các tổ chức trong ngành công nghiệp thể thao và vui chơi giải trí hoặc các ngành công nghiệp giải trí tham gia cùng tổ chức sự kiện.
  • Tìm kiếm trên Internet trang web giới thiệu về những địa điểm hấp dẫn.
  • Tận dụng một trong các sản phẩm đĩa CD ROM trên thị trường để tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực phù hợp.
  • Liên hệ với các trường học, cao đẳng và các trường đại học để có thông tin cần thiết
  • Gọi điện thoại một địa điểm và yêu cầu trợ giúp, nếu họ không thể giúp thì họ nhiều hơn khả năng sẽ giới thiệu bạn đến ai đó có thể .
  • Gọi điện thoại quản lý sự kiện kinh nghiệm hoặc quản trị viên lâu năm.

Tất cả các thông tin, thậm chí ý kiến chủ quan, được tìm thấy như là một kết quả nghiên cứu của các địa điểm nên được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Người quản lý địa điểm tổ chức sự kiện nên tạo ra thông tin dữ liệu của riêng mình. 

Bước 3: Thực hiện thăm trang web Một khi một số địa điểm có thể đã được xác định, điều quan trọng trước khi quyết định địa điểm tổ chức sự kiện tại đó là thăm website của họ. Mục đích chuyến thăm trang web là để xác định sự phù hợp của địa điểm. Những tiêu chí dưới đây có thể dùng để lựa chọn những địa điểm phù hợp : 
Kích thước 
Khu vực phải phù hợp để phục vụ cho sự kiện tức là tuân thủ theo các quy tắc (nếu một môn thể thao). Đối với các địa điểm trong nhà, chiều cao trần phải là đủ. 
Môi trường 
Địa điểm cần phải hấp dẫn và thân thiện cho tất cả những người tham gia. Các địa điểm phải được duy trì tốt và sạch sẽ. 
Đối với địa điểm trong nhà : xem xét độ sáng thích hợp , kiểm soát nhiệt độ không khí. Chỗ ngồi cần được thoải mái và góc nhìn tốt cho buổi trình chiếu. 
Địa điểm ngoài trời cần chú ý yếu tố thuận lợi bao gồm đầy đủ hệ thống thoát nước, chiếu sáng, che chắn và bảo vệ .
Thiết bị Đầy đủ thiết bị cần thiết như : vòi hoa sen, tắm hơi, vv Nhà bếp, nhà ăn và khu để đồ ăn Văn phòng hoặc phòng họp đa phương tiện. Thiết bị viễn thông - điện thoại, fax, Internet. Hệ thống địa chỉ công cộng có sẵn.
Sự tiện nghi
Có thể đến được bằng phương tiện giao thông công cộng Không xa so với phần lớn người tham gia Gần chỗ nghỉ ngơi cho khách hàng hoặc gần trung tâm mua sắm . 
Chi phí
Chi phí của địa điểm cần phải được trong giới hạn trong ngân sách sự kiện. (đã trừ đi chi phí của thiết bị). Đối với những sự kiện lớn như những kỳ hội thao hay Olympic thì chi phí càng phải được tính toán chi tiết và cẩn thận. 


Bước 4: Thống nhất về giá cả và các điều khoản Một khi bạn đã xác định một số địa điểm có thể phù hợp, bước tiếp theo của bạn là để tham gia vào các cuộc đàm phán với các nhà quản lý địa điểm để có được những thỏa thuận tốt nhất. Mặc dù người quản lý địa điểm sẽ có giá chuẩn nhưng bạn đừng nên nghĩ rằng không có cơ hội mặc cả giá xuống, mặc cả cho các dịch vụ phụ. Nếu nó quá khó khăn để có được một mức giảm giá , bạn có thể có thể nhận được một số thời gian miễn phí, hoặc sử dụng một phần bổ sung của cơ sở miễn phí hoặc có được quyền truy cập vào thiết bị âm thanh miễn phí, hoặc thậm chí một số nhân viên bổ sung như nhân viên an ninh. 


Bước 5: Thực hiện một đặt chỗ và xác nhận Khi bạn đã chọn địa điểm mà là tốt nhất cho sự kiện của bạn, đó là thời gian để thực hiện một đặt phòng. Mặc dù địa điểm tổ chức sự kiện sẽ đặt phòng qua điện thoại, nó có khả năng rằng bạn sẽ được gửi đi trong vòng một vài ngày. Chú ý đến những thông tin sau :

  • Thiết bị đã đặt .
  • Ngày tháng và thời gian đặt
  • Phải thanh toán khoản ví dụ tiền gửi và thanh toán lần cuối
  • Các nghĩa vụ hợp đồng khác
  • Chi tiết liên lạc của bạn

Sau khi bạn đã ký hợp đồng cùng với một khoản tiền đặt cọc, bạn không bao giờ nên giả định rằng đặt phòng của bạn là an toàn và phải cẩn thận cho đến tuần cuối cùng trước khi sự kiện này. 

Bước 6: Thực hiện nhiều lần vào trang web hơn nữa Mục đích của việc thăm trang web hơn nữa là để đảm bảo mình rằng không có gì đã thay đổi, hoặc ít nhất là bất kỳ thay đổi nào xảy ra sẽ không ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Thay đổi có thể xảy ra bao gồm ánh sáng, đồ đạc bị loại bỏ, thiết bị và trang trí. Thăm trang web thường xuyên cũng rất hữu ích để lên kế hoạch event trong tương lai. 

 

Nguồn: St

Viết bình luận