5 bước tổ chức webinar (hội thảo trực tuyến) thành công mùa Covid Kiến thức tổ chức sự kiện

Webinar là buổi hội thảo có chủ đề được tổ chức trực tuyến, người tham dự có thể theo dõi qua laptop, mobile ở bất cứ đâu thông qua đường truyền internet. Một công ty / thương hiệu có thể tổ chức webinar để đào tạo nhân viên, hội thảo chuyên đề, ra mắt sản phẩm hay bán hàng.

Với những hạn chế trong mùa dịch Covid19 thì tổ chức webinar là giải pháp tối ưu & hiệu quả cho các công ty để chăm sóc & phát triển khách hàng.

Lợi ích webinar mang lại:

1. Số lượng người tham gia lớn, không bị giới hạn số lượng như tổ chức tại địa điểm vật lý

2. Khán giả có thể tương tác với diễn giả bằng cách đặt câu hỏi hoặc trả lời thăm dò ý kiến

3. Kết nối với nhiều diễn giả tại nhiều điểm cầu

4. Có thể chia sẻ live camera / slide thuyết trình / tài liệu cùng lúc cho người xem

5. Ghi hình & biên tập thành video phục vụ sale & marketing

6. Tiết kiệm chi phí so với tổ chức sự kiện offline

Quy trình tổ chức webinar:

1. Xác định mục tiêu tổ chức: Chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Sự kiện miễn phí hay thu phí? Phát public hay private? 

2. Lên kế hoạch tổ chức bao gồm: Thời gian/Chủ đề/Diễn giả/Nội dung...

Hãy lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp với đội tượng tham dự kiện và thời lượng sự kiện phổ biến sẽ là 60 - 90 phút.

Chủ đề sự kiện cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Các diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng sẽ giúp thu hút số lượng lớn người tham gia.

Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thể hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi...

Lựa chọn kênh phát trực tiếp: facebook, youtube, zoom... Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng sli.do để đặt câu hỏi, kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến.

3. Truyền thông cho sự kiện

Gửi thư mời (với sự kiện private), tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public). Với sự kiện public hãy truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua email marketing, facebook ads, báo chí, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)...

4. Set up trường quay, ghi hình & phát sự kiện trực tuyến

Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý.

Cần test kỹ các yếu tố kỹ thuật như: đường truyền internet, máy quay, phông nền, hệ thống...

5. Gửi form đánh giá sự kiện & tài liệu chuyên môn

Sau sự kiện, cần thu thập các ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng nội dung cho các sự kiện sau. Ngoài ra người tham dự luôn muốn nhận được tài liệu hoặc video ghi hình lại sự kiện.

Tổ chức webinar cơ bản cần gì:

1. Địa điểm ghi hình (tại nhà, công ty, trường quay...)

2. Laptop hoặc máy tính để bàn 

3. Camera ghi hình (webcam, điện thoại, camera chuyên nghiệp)

4. Microphone thu tiếng

5. Nền tảng webinar (Zoom, GoToWebinar cho sự kiện private...)

6. Đường truyền internet tốc độ cao & ổn định