Vai trò của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện Kiến thức tổ chức sự kiện

Theo nghĩa đơn giản nhất, lập kế hoạch sự kiện được hiểu là quá trình xác lập những kết quả cuối cùng ( mục tiêu sự kiện) và những phương tiện để đạt được những mục tiêu đó. Để tạo ra được một sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải thực hiện một tập hợp các hoạt động, các nhiệm vụ, thuộc nhiều mảng hoạt động khác nhau và chịu sự chi phối của nhiều yếu tố. Để tránh chồng chéo, gây lãng phí, thậm chí có thể sự kiện không thành công, các hoạt động, các nhiệm vụ đó cần phải sắp xếp theo trình tự để đạt mục tiêu đề ra.

Vai trò kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Tại sao phải lập kế hoạch cho sự kiện?

Theo Hannagan ( 1998), vai trò chính của lập kế hoạch cho sự kiện gồm:

- Tạo ra một tập hợp các phương án chiến lược để cân nhắc lựa chọn.
- Giúp xác định và giải quyết các nảy sinh để giảm rủi ro cho sự kiện.
- Củng cố vị thế cạnh tranh của sự kiện

Để sắp xếp một cách hiệu quả các công việc trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị sự kiện cần nắm chắc những yếu tố, mà trọng tâm là điều khiển và đánh giá quy trình, phối hợp những quyết định trong tất cả mọi lĩnh vực để phát triển và truyền đạt mục tiêu các sự kiện, thôi thúc và khuyến khích những người có trách nhiệm đối với việc thực hiện những thành phần khác nhau của kế hoạch. Lưu ý rằng, nếu ” kế hoạch” được xem như là một công cụ quảng trị, để đảm bảo sự thành công cho sự kiện, thì việc tổ chức thực hiện kế hoạch liên quan đến một số thước đo về nguyên tắc được các nhà quản trị sự kiện xác lập. Theo đó, Thompson ( 1997), Hannagan ( 1998), Johnaon và Scholes ( 1999), đã cảnh báo với các nhà quản trị sự kiện rằng, tổ chức thực hiện kế hoạch phải linh hoạt với mỗi hoàn cảnh thay đổi, tránh tình trạng thực hiện kế hoạch một cách quá cứng nhắc, nghĩa là:

- Giải quyết hài hòa quyết định tiểu tiết với quyết định chiến lược.
- Kế hoạch chỉ là những tài liệu định hướng ban đầu. Trong triển khai thực hiện, cần thường xuyên trao đổi và có những điều chỉnh phù hợp.

Tóm lại, kế hoạch có vai trò rất lớn đối với sự thành công của sự kiện. Kế hoạch giúp nhà tổ chức sự kiện biết phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm rủi ro do tác động từ môi trường bên ngoài, tránh sự chồng chéo công việc gây ra sự lãng phí nguồn lực. Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn và là thước đo để kiểm tra hoạt động tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao. Kế hoạch là thước đo để kiểm tra hoạt động tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao. Kế hoạch là công cụ hữu ích trong việc thực hiện tốt sự phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện.

Trung tâm You Can Now trân trọng giới thiệu khóa học Tổ Chức Sự Kiện chuyên nghiệp, mời các bạn xem thông tin chi tiết tại: https://youcannow.vn/khoa-hoc-to-chuc-su-kien-1

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KĨ NĂNG MỀM YOU CAN NOW
- Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà 389-391 Trường Chinh, Hà Nội (sát Ngã Tư Sở)
- Email: daotao@ycn.vn
- Hotline: 098.534.9755
- Website: https://youcannow.vn/