Cách tạo sự chú ý của người nghe trong bài thuyết trình Kỹ năng giao tiếp

Các bài diễn thuyết không thể quên được tại TEDTalks có thể chỉ kéo dài 18 phút hoặc ngắn hơn. Đâu là bí kíp của những diễn giả hàng đầu khi đứng trước công chúng? Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu những bí quyết và lời khuyên của một số chuyên gia của Trung tâm You Can Now để giúp bạn có một bài thuyết trình thành công của riêng mình.

Kỹ năng thuyết trình: Cách tạo sự chú ý của người nghe - GV Viết Hùng

 

Sau đây là 5 cách để bạn kiểm soát và làm chủ bài thuyết trình của mình:

1. ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC I.B.I
Nguyên tắc I.B.I (interesting but irrelevant) tạm dịch là “thú vị cơ mà phải liên quan”. Hãy áp dụng nguyên tắc này với mọi thứ trong bài thuyết trình của bạn. Ví dụ như  bạn đang kể một mẩu chuyện để làm sáng tỏ một quan điểm hay đơn giản chỉ vì nó thú vị? Mỗi hình ảnh trong silde giúp bạn minh họa cho ý kiến của mình hay đơn thuần chỉ là để trang trí? Slide của bạn đầy các điểm bullet? Khán giả đang cảm thấy “hoa mắt chóng mặt” với lượng slide khổng lồ? Thế nên hãy sẵn sàng loại bỏ bất kỳ điều gì không thực sự liên quan đến bài thuyết trình của bạn.

2. BA TẦNG KIẾN THỨC
Hãy xem xét ba tầng kiến thức sau:

Phải biết: Là thông tin trực tiếp liên quan đến thông điệp chính (key message) của bạn. Hãy thiết kế các slide cần thiết cho các thông tin này.

Cần biết: Trong phần này, bạn có thể cho các thông tin background khán giả cần biết nhưng không nhất thiết phải đề cập trong phần trình bày của bạn. Đây là các thông tin bạn có thể cho vào handout hay phần tổng kết.

Có thể biết: Đây là các thông tin sẽ “yểm trợ” cho bạn. Bạn có thể dùng chúng nếu nhận thấy phần thuyết trình của mình đang diễn ra nhanh hơn dự kiến. Ngoài ra, đây là thông tin có thể dùng trong phần hỏi đáp.

3. SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP PECHAKUCHA
PechaKucha là một hình thức thuyết trình trong đó bạn trình chiếu 20 slide, mỗi slide 20 giây và tổng cộng là 6 phút 40 giây. Các slide trình chiếu bao gồm hình ảnh, ít hoặc không có chữ và tự chuyển tự động.

Phương pháp này buộc bạn phải sắp xếp hợp lý những slide mà bạn dùng để trình bày thông tin. Ngoài ra, nó còn buộc bạn phải hiểu kỹ thông điệp mình muốn nói và chỉ chọn lựa những điều cốt yếu mà thôi. PechaKucha là một phương pháp phù hợp với những người hay bị lạc đề vì nó giúp bạn tập trung vào thông điệp chính và đồng bộ với slide của mình.

PechaKucha cũng yêu cầu bạn tập luyện bài thuyết trình của mình cho đến khi bạn thực sự nhuần nhuyễn. Đây là một giải pháp hữu hiệu cho những ai thích “ứng biến”, giúp bài thuyết trình trở nên tốt hơn khi khán giả không phải chịu đựng diễn giả nói dông dài và lan man. Vì cả bài thuyết trình chỉ dưới 7 phút nên không còn cách nào khác là phải dành thời gian tập luyện thật nhiều.
Dưới đây là một vài bí quyết để thuyết trình theo phương pháp PechaKucha:

- Bắt đầu bằng việc viết kịch bản cho từng slide trong tổng số 20 slide
- Bấm giờ khi tập luyện để xác định bạn sẽ nói gì với mỗi slide
- Xem lại thời gian cho từng slide để đảm bảo bạn chỉ nói khoảng 20 giây với từng slide.
- Thay thế những phần nhiều chữ bằng những hình ảnh hoặc đồ thị minh họa.
- Chỉ chọn những hình ảnh thể hiện được quan điểm/câu chuyện của bạn, đừng chọn chỉ vì mục đích trang trí.
- Tránh dùng những hình ảnh dễ gây xao nhãng hoặc quá khó hiểu.
- Mỗi slide có thể có hơn một hình ảnh minh họa. Vì hình ảnh có thể thay thế cho lời nói, khán giả sẽ nắm bắt thông điệp nhanh hơn so với việc phải đọc từng trang trình chiếu.
- Nếu một ý mất hơn 20 giây để trình bày, bạn có thể dùng hai slide-tương đương với 40 giây để nói về ý đó.


4. THỬ PHƯƠNG PHÁP “IGNITE”
Ignite là một dạng thuyết trình nhanh khác cũng hoạt động dựa trên các nguyên tắc của PechaKucha. Điểm khác biệt ở đây là cũng với 20 slide nhưng Ignite chỉ cho mỗi slide được trình bày trong 15 giây và diễn giả chỉ có 5 phút cho cả bài thuyết trình.

Bạn có thể không muốn bài thuyết trình của mình ngắn như theo Ignite nhưng bạn vẫn nên để phương thức này giúp mình nhận ra tầm quan trọng của việc nói ngắn gọn. Hãy nghĩ đến việc sử dụng Ignite để tạo nên các bài thuyết trình gọn gàng, nhiều hình ảnh và súc tích. Ví dụ, nếu bạn phải nói trong vòng 15 phút, bạn có thể kết hợp 3 bài thuyết trình theo phương thức Ignite thành một bài thuyết trình ấn tượng. Nếu cần, bạn cũng có thể tự chỉnh slide thay vì chọn  chế độ tự động để có thể linh hoạt và chủ động hơn khi trình bày.

5. PHONG CÁCH LESSIG
Đây là trong những phương pháp hiệu quả và ấn tượng nhất được dùng trong việc thuyết trình, tác giả của phương pháp này là Lawrence Lessig, một giảng viên Đại học Luật Harvard và cũng là một diễn giả TED. Phương pháp thuyết trình Lessig nhấn mạnh vào việc sử dụng các slide có hình ảnh, câu nói ngắn gọn và thậm chỉ có một từ duy nhất. Bạn có thể xem một ví dụ qua phần trình bày của Lessig tại TEDTalk với bài nói "Laws That Choke Creativity"